刘建炜
一、前言
当前，具有科技属性的中小企业已成为推动我国经济发展的重要力量，其植根于科研，创业初期往往在科研领域投以重金，而管理方面投入次之，相应地在企业信息化建设方面也投入甚少。但企业发展壮大后，无论从管理角度出发，还是从IPO角度出发，企业对信息管理系统都有着较高的要求，造成信息管理高要求和低投入的矛盾。
二、概念界定及基本理论
低成本可持续信息化建设是企业信息化转型的关键环节和重要内容。在信息化时代，科技型企业需要坚持走数字化赋能道路，凭借自身的科技实力和创新经营思想，主动寻求信息化和数字化转型升级。
（一）低成本可持续信息化建设概述
1.信息化的内涵
信息化指在现代企业管理中，通过信息技术手段对企业内部的组织、运营、决策等方面进行全面、系统地整合和优化的过程。从系统应用方面来看，企业信息化包括企业资源计划、客户关系管理、供应链管理等各类信息系统的应用。系统的集成和协同作用，使得企业内部各个业务领域的信息能够高效流通和共享。
2.低成本可持续信息化的特点
低成本可持续信息化是在投入有限的情况下追求战略达成的信息化建设方案。从实施角度看，主要特点包括以下几点：
首先，方案强调整体设计和阶段性计划。即着重追求信息系统配合能力，根据企业发展状况匹配信息化能力，并根据不同的能力需求匹配信息系统，同时，考虑不同阶段过渡期信息系统升级的范围和便捷性。其次，方案应按照模块进行实施。无论在单一系统内或是多系统间，均按照功能模块进行划分，且不同模块之间界限明确、数据清晰，进而按照模块进行独立实施，减少初期资金投入。最后，方案应可实现低成本启动。通常选择简单可靠且具有一定拓展能力的信息系统作为第一步，至少可满足企业在信息化第一阶段全周期的应用需求。
（二）科技型中小企业的界定及特点分析
在我国，以从业人员数、年销售收入和资产总额为主要指标，结合企业所在行业特点确定企业是否属于中小企业。科技型企业是指具有一定的创新性和研发能力，研发人员占比超过企业总人数的10%，以出售具备高科技产品或服务为主营业务的企业。值得注意的是，因科技属性产品的高附加值效应，一些从业人员不多的企业往往营收极为可观，但仍属于中小企业。本文以处于快速起步及发展期的科技型中小企业为主要研究对象，该类企业应具备如下特点：
1.科技属性
一般处于新兴行业，具备高科技属性，部分企业为相关科研机构、高校的产业孵化平台，拥有核心知识产权，以产品创新、产品升级为主要开发方向。
2.生产制造
具有完善的生产条件，包括仓储、计划、生产、质检等主要生产环节，生产能力也可通过外包方式实现。
3.人员构成
创始人一般具有深厚专业背景，成员以科研人员为主，辅以管理支持人员，以适应初期产品开发需求，当实现产品导入时，逐步匹配产销人员。
4.市场前景
产品或服务涉及前沿科技领域，具有较好的市场前景，并通常致力于满足市场对新技术和创新的需求[1]。
三、发展期科技型中小企业信息化建设存在的问题
近年来，海归创业企业和高校、科研机构成果转化项目企业大量涌现且发展迅速，已成为国内科技创新的重要力量。此类企业在发展初期，因快速产出的市场压力，通常仅注重科研创新，而将管理能力提升作为次要事项，相应地在企业信息化建设方面也投入甚少。一些企业在业务爆发式增长后方才正视信息化建设工作，却发现此时上线信息系统常会掣肘于业务开展。另一些企业在发展初期毫无规划地投入不合未来发展需求的信息系统，后期无法满足业务需求或多系统协同，只能废弃并更换其他系统，给企业带来严重浪费，引发了一系列信息化建设问题。
（一）对于信息化从无要求到高要求的快速变化
科技型企业成立之初，人员规模小，组织结构相对平行，信息传递快捷且沟通程序简单，企业可以通过简单流程进行业务管理，甚至所有事项的决策都可由最高管理层确认，企业无需复杂信息系统支持即可正常运营。在此阶段，管理层对企业信息化水平基本处于无要求状态。
随着快速发展，企业在研发、生产、销售等环节均出现了重大的业务变革。例如，随着研发规模的不断扩大，管理层开始关注研发投入有效性，研发项目管理需求随之产生。又如，随着产品研发成功和陆续投放，市场需求不断提升，生产匹配销售并制定有效的物料计划成为管理层关注的核心问题。诸如上述问题，管理层需要及时了解业务信息，要求相关部门高效输出准确数据，以满足信息化需求的快速增加。
（二）企业对信息化建设投入的资金受限
企业信息化经历从无到有的建设过程后，也会不断迭代并产生资金需求。中小企业创业资本有限，管理层需要把有限的资源用于企业最重要的业务开展上，信息化的重要性并不会排在企业成立初期的首位，资金投入受到极大限制。企业可能选择一些初级的系统工具解决个别点上的问题，虽暂时满足了管理需求，但从长远来看，在系统对接、系统更新方面均面临着较大风险，极可能因无法满足后期需求而直接废弃，给企业造成损失。
（三）缺乏顶层规划和统筹设计
科技型企业往往缺乏综合能力强的信息化专业人才，各专业职能部门也仅对本职工作所涉及的信息化系统有所了解。很多企业虽然各种业务系统齐备，但数据衔接存在很多问题，就是因为缺少专门人才在信息化初期进行整体规划和统筹。
从运营角度出发，信息传递与共享是衡量企业信息化水平的主要标准，实现系统间的数据衔接并设计跨系统工作流程是信息化过程中需要解决的主要难点之一。一般来说，具有相关性的不同信息系统在功能上存在部分重叠，又各有所专，如果无法在信息化初期做好各系统管理范围和配合方案的统筹安排，就会给后期的阶段性实施带来隐患[2]。
（四）缺乏有效的信息安全管理能力，影响运行效率
信息安全管理是信息化内容的重要组成部分，对科技型企业来说尤为重要。在没有对信息化进行统筹设计的情况下，企业一般选择简单IT工具保护信息安全，如加密软件。由于此类信息安全工具功能单一，企业又常对信息内容做一刀切管理，造成信息使用过程阻碍频频，大大影响了工作效率。
（五）信息管理人员能力不足，信息化工作效率低
在科技型中小企业中，信息管理人员通常需要负责处理和管理大量的数据和信息。而在实际工作中，由于缺乏相关的培训和教育，无法掌握最新的信息技术和管理方法，导致在处理复杂的信息时感到困惑和无助。同时，信息管理人员的能力不足还表现在对信息安全的重视程度不够。随着网络技术的发展，信息安全问题变得越来越重要。由于缺乏专业知识和经验，信息管理人员可能无法有效地保护企业的信息资产免受黑客攻击和数据泄露的威胁。
此外，信息管理人员的能力不足，还可能导致信息系统的运行效率低下，无法有效地规划和管理信息系统的硬件和软件资源，致使系统的性能下降和故障频繁发生，直接影响企业的正常运营，给企业带来不必要的经济损失[3]。
四、发展期科技型中小企业低成本可持续信息化建设方案
发展期科技型中小企业应统筹规划确定信息化的内容和节奏，梳理业务逻辑，把握业务快速增长前的信息化建设窗口，选择适用系统，避免好高骛远，按需实施，避免大干快上，确保初期系统的可拓展性，以此为总体思路规划设计信息化建设，在建设过程中注意控制系统数量，使用系统标准流程并实现后期各系统有效衔接，以保证系统运行质量。
（一）总体设计思路
1.统筹规划，确定信息化内容和节奏
信息化是一个漫长的过程，而企业发展初期所面临的境遇各有不同，必须慎重参考其他企业的信息化建设方案，并紧紧依靠自身企业战略，设计和制定科学的低成本信息化建设方案与规划。科技型中小企业除具备高科技属性和快速成长能力外，通常也需要面对快速的市场变化和激烈竞争带来的发展不确定性。科技型中小企业应匹配发展规划制定分阶段性的信息化策略，在发展初期采用相对保守的信息化投入方案，并将方案对应到某些具体环节上以解决切实问题。
2.梳理业务逻辑，把握业务快速增长前的信息化建设窗口
因初期信息化主要针对财务、供应链、生产制造、行政管理等业务，很多应用场景相当于将业务流程由线下人工处理调整为线上自动化处理方式，此过程与流程优化紧密相关，但企业却常在推进流程变革时遇到较大阻力。一方面，因为操作者受困于业务量增加带来的工作负荷，无暇考虑流程问题。另一方面，在于重构业务流程相当于走出“舒适区”，包括适应新的工作要求和处理部门间的分歧。因此，把握业务爆发前的窗口期，将主要业务流程梳理完善并进行系统上线，是企业信息化的较优处理方式。
3.选择适用系统，避免好高骛远
在前期资金投入较少的情况下，科技型中小企业应结合企业战略规划，将信息化的重点安排在当前阶段需要解决的问题上，在此基础上选择适用的信息化软件。具体的实施建议是，以研产销为主要业务内容的科技型中小企业，其用于管理进销存过程和生产过程的软件都必须具备核算能力并与财务系统进行数据衔接。在此方面，国内老牌ERP厂商已有较为完整的针对中小企业的一体化解决方案，与国外系统相比，资金投入低，且经过长期的优化完善，已经解决了大部分系统问题，运行相对稳定。一体化方案的优势在于系统已具备成熟的从业务单据到财务报表的处理逻辑，能够大大减少财务人员在核算方面的时间投入[4]。
4.按需实施，避免大干快上
即使一套适用于中小规模企业的ERP系统，也具备很多功能模块，企业应根据实际情况选择性实施，一次性实施和整体上线会带来诸多不确定性，包括系统稳定性、操作人员熟练程度、基础信息完善程度等，且所有问题可能集中爆发，系统实施人员和系统管理员无法及时响应，可能严重影响业务开展，或为保证业务时效性抛开系统，导致系统有效性和权威性大打折扣。
阶段性实施可确保相关人员集中精力于单一模块，便于及时处理问题。例如，处于初期研发阶段的企业尚未有产品产出，但有大量研发物料投入，可先考虑供应链管理功能实施。当产品开始小批量试制，生产流程逐步完善，则可考虑生产管理功能实施。质量管理功能应用于原材料和产成品的出入库环节，可选择在进销存和生产管理过程完善后进行质量管理实施。
5.确保初期系统的可拓展性
从信息化发展角度看，由于针对中小企业的ERP软件具有一定的局限性，其在某些场景下无法满足企业需求。例如，一般情况下难以兼容复杂审批流程，无法管理复杂生产过程，无法处理行政类审批，无法进行复杂客户和供应商管理等，企业仍需选择其他信息管理系统，不断扩大信息化范围以提高效率。在此过程中出现了多系统信息共享的需求，要求企业在最初选择ERP系统时必须考虑其拓展性。
（二）信息化注意事项
1.控制系统数量
虽然市场上各类信息系统侧重点不同，但其优势方面往往在于对复杂业务的处理能力。从科技型中小企业的实际应用出发，其不一定需要用到如此复杂的处理能力。因此，在满足企业需求的情况下控制系统数量能够发挥单一系统的稳定优势，当数据出现问题时便于排查和解决。
具体来说，业财一体的ERP软件用于处理进销存、生产管理、质量管理等业务，OA系统用于处理各类请示审批、档案管理等办公需求，对于一般企业来说，已可基本满足信息化需求。在此基础上，企业可根据自身情况选择添加其他信息系统，例如具备复杂研发场景的企业可选择单独的项目管理软件，具备流水线作业的生产线企业可选择MES软件等[5]。
2.使用标准流程
一般来说，企业应根据需求搭建管理体系，但科技型中小企业正处于发展初期，各项管理体系并不完善，当梳理流程时，流程参与者从各自角度出发提出需求，易导致业务场景复杂化。首先，业务流程复杂导致系统功能复杂，有时还需要进行二次开发，不但提高了信息系统的实施成本，也有可能破坏系统的稳定性。其次，复杂的业务流程要求流程参与者掌握不同分支代表的业务含义，并在操作时使用不同选项加以限制，学习难度加大。最后，初期不稳定的业务模式导致信息系统中业务场景出现频繁调整，增加了后期的系统维护成本。而老牌国产ERP软件经过多年发展，其业务流程已参考普遍的企业管理方式进行了迭代更新，具有很高的适应性，值得企业直接借鉴和使用，确保系统有效衔接。
当企业引入多个信息系统后，一部分数据需要在系统间同步，主要分为档案同步与业务数据同步两类。企业应确定各系统的管理范围，并尽可能减少系统间的交集，仅在关键节点进行数据交互。例如，负责供应链管理的系统与负责生产管理的系统在进行数据对接时，虽然生产管理系统一般也具备采购入库和销售出库的处理能力，但应考虑设置其对接环节为生产物料的领料同步和产成品的入库同步，这样可以清晰区分两个系统的管理界限。如果未进行信息化统筹，导致两个系统都对所有出入库流程进行管理，虽然可通过接口进行数据传递，但大量的接口调用更易引发系统问题，造成数据异常。
3.加强人员培养
为了提高信息管理人员的能力，企业可以组织内部培训。首先，进行有效的内部培训。根据企业自身的业务需求和管理人员职业发展方向，制定专门的培训计划，包括信息技术的最新发展动态、信息安全管理的最佳实践、数据分析和挖掘的方法等内容，促使信息管理人员可以深入了解企业的业务需求，并学习如何应对各种挑战和问题。其次，科技型企业应当鼓励信息管理人员参加外部培训课程。设计相应激励机制，对于参加外部培训课程时长满足相应条件的管理人员予以奖励，从而激励管理人员自主学习，提升专业技能和素养。此类外部课程通常由专业的培训机构或大学提供，涵盖了广泛的信息技术和管理知识。通过参加外部培训课程，信息管理人员可以接触到最新的技术和管理理念，拓宽自己的视野。同时，与其他行业专家和同行交流经验，分享最佳实践。除了内部培训和外部培训课程，企业还可以邀请专业人士进行指导。专业人士可以是行业内的专家、顾问或者具有丰富经验的前辈，为企业的信息管理人员提供个性化的指导和建议，帮助解决实际工作中遇到的问题。通过与专业人士的交流和学习，信息管理人员可以不断提升自己的能力和水平。最后，采取其他措施来提高信息管理人员的能力。例如，营造良好的团队合作氛围，鼓励信息管理人员之间的交流和合作。通过团队合作，信息管理人员可以相互学习和借鉴，共同解决问题，并为信息管理人员提供良好的工作环境和福利待遇，激励积极进取，不断提升自己的能力[6]。
五、结语
研究了科技型中小企业的信息管理需求，结合该类企业建设初期低投入的具体情况，分析了科技型中小企业在信息系统建设中存在的问题，并提出发展期科技型中小企业应采取低成本可持续信息化建设的方案，接着给出了具体建设意见和措施。科技型中小企业处于内部状况和外部环境的快速变化过程中，确定信息化实施方案既不应只考虑当前需求，也不应考虑过于长远的规划，选择价格合理、运行稳定、具备一定拓展能力的信息系统，可以满足未来若干年使用需求并减少初期资金投入。当企业进入新的发展阶段，原有系统无法满足管理需求时，企业已通过自身经营积累具备了更新信息系统的能力，虽然现有系统届时将被部分废弃，但对于初期的科技型企业而言，以业财一体化系统和办公系统并行，并逐渐拓展周边系统的方式仍是较佳的选择。
引用
[1]安旭东.浅谈企业财会信息管理存在的问题及对策 [J].商场现代化，2022（02）：137-139.
[2]闫莉.财会信息特征与企业财务管理的强化分析[J].现代商业，2021（22）：151-153.
[3]陈昱阳.业财融合与智能化背景下的财务共享探究[J].纳税，2023，17（12）：97-99.
[4]赵丽锦，胡晓明.企业数字化转型的基本逻辑、驱动因素与实现路径[J].企业经济，2022（10）：21-22.
[5]刘秋子.制造企业数字化转型的路径选择：以航大电气有限公司为例[J].特区经济，2022（12）：73-76.
[6]彭永芳，宋梦媛，尹莎.驱动科技型中小企业绿色技术创新的组织因素及对策建议[J].河北企业，2022（02）：96-98.
作者单位：东方晶源微电子科技（北京）股份有限公司
责任编辑：韩 柏 蔺怀国
