陈绍礼

摘 要：医院档案管理是医院管理工作不可缺少的重要组成部分，医院档案是医院各项工作的原始记录，它是客观、真实地反映和记录医院改革和发展的历程。提高医院档案管理者对档案工作的认识，做好档案信息的开发和利用，为其他工作的开展提供可借鉴和利用的信息，最大限度地满足医院各项工作的需要，促进医院的可持续发展有着十分重要的意义。笔者结合本院档案管理工作实际，进行现状分析及对策探讨，与大家共勉。

关键词：医院；档案管理；现状分析；对策探讨

医院档案管理是医院管理工作的重要组成部分，也是医院综合实力和建设成就的集中反映。我院前身是1985年达县专区妇幼保健站，先后更名大竹县妇幼保健站、所、院，2016年机构改革，与大竹县计划生育服务指导站整合为大竹县妇幼保健计划生育服务中心。医院综合档案室自1991年成立以来，按照档案管理的有关标准将各科室的文件材料进行整理归档，主要包括文书档案、会计档案、科研档案、设备档案、基建档案及人事档案等。随着医学技术的快速发展，以及知识不断的更新，对医院中的档案管理也有了更高的要求，仅仅依靠过去传统的管理模式是行不通的，要适应现代的管理模式，跟上当代的发展的步伐。目前，医院档案已经有了一定的规模，但是还存在着诸多的问题，比如档案收集归档过程缓慢、档案的利用和开发率低、档案管理的现状与信息化时代要求差距较大等等。

1 原因分析

1）档案重要性认识缺乏，管理体系运行差。医院虽然建立了综合档案室，建立了档案管理网络体系，但运行效果不是很理想，科室档案管理人员意识较淡薄，分管领导只是分管，没有具体抓这项工作，检查落实少，无专职档案员（都是兼职），档案人员也没有经过专业系统的学习，只能被动应付工作。科室有关人员为了贪图方便，将档案材料随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，导致档案材料的丢失或损坏。档案管理重要性的宣传力度不够，没能充分认识到档案是一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是社会财富，管理好和保护好这种资源是每个档案管理工作员工的义务和责无旁贷的职责。

2）电子档案收集不规范，双轨制落实较差。档案管理的工作人员不熟悉相关的电子文件管理规范及计算机基础知识和实际操作规范是当前医院档案管理工作的现状，在信息化时代的今天，电子档案管理对档案人员提出了新的要求，只懂得纸质文件管理收集、整理等知识是远远不够的，必须在收集、整理纸质档案的同时，还得对文件、材料等的电子文档进行整理、汇总、编存，所以档案管理人员还要掌握计算机软硬件的知识和技术。由于疏于对档案人员的专业知识培训，医院档案工作人员电子档案管理的基本知识匮乏，导致档案管理双轨制落实差，在提供档案查阅利用时效率低。

3）档案管理措施不落实，监管职责不明。在医院管理中，没有把档案管理纳入医院年初计划进行管理，一般都按照卫生计生行政主管部门要求制定了适用于医院的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核机制，对应归档的材料信息内容没有统一的界定标准，因而对应归档的材料信息内容界定不清，各部门管理职责不明确，监督管理难以到位。由于在医院目标管理绩效考核方案中没有将档案管理纳入目标考核的内容，严重存在科室和职工无视档案资料现象，使许多应纳入管理的档案资料未能归档。医院中的另一种档案就是患者的病历档案，医院往往会因为档案丢失（或收集不完整）与患者打官司。以上这些地方的疏忽，就是医院中的管理措施不落实，工作人员的责任意识不强，监管责任不到位引起的，所以对档案人员的工作态度，责任意识，有待于提高加强。

2 对策思考

1）高度重视，实行档案动态管理。在档案管理工作中，领导重视是关键。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响领导对档案工作的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。不言而喻要使一个单位的档案工作有新的起色，领导和档案人员都要高度重视、加强管理。就档案管理工作而言，健全档案管理网络，完善档案管理体系建设，落实档案管理岗位责任制，是抓好档案工作的保障；档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本。档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，经常向领导汇报工作，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。其次要建立和完善档案各项制度，制订档案保管期期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和目标考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，都或多或少地会影响档案的收集工作。因此，在提高医院全员档案意识、配合综合档案室主动归档的同时，必须做好档案材料的传递、登记，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整。

2）培养人才，不断增强业务素质。医院档案人员是档案规范化管理的具体执行者，档案人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，这就要求必须培养一支专业性强的高素质团队。首先，加强学习。采取多种形式组织学习《档案法》和国家有关档案工作规范性文件，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，为提高工作效率提供思想保障。其次，强化培训。采取送出去培训和在职继续教育等方式，培养一批既能掌握新技术，能熟悉档案专业知识的人才，完成档案管理现代化的任务。再其次，建立机制，逗硬考核。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动更新知识，提高业务能力和理论知识水平。第一，每年派出档案专业技术人员到上级院校进修学习，尽快提高其专业水平。第二，强化档案工作者注重对医学知识的补充了解和更新。每年安排1次参与相关医学知识的继续教育学习。第三，把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，建立健全档案管理组织保障体系，强化检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

3）加快医院档案管理现代化进程。随着改革的深入发展， 电子计算机技术在档案管理中的运用，系统地完成了文件的起草、修改、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，迫切需要档案管理工作者将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、患者信息、财会等分门别类地输入计算机进行处理。通过完善的电子档案快捷、方便、高效的检索到有关的信息，为医院的各项工作服务。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者工作的必然方向，所以档案管理工作者要结合自己的岗位工作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才，将档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

总之，档案管理是一项很枯燥的事情，工作十分艰辛。但是，作为档案管理工作人员，做好档案工作是一项必要的任务，作为医务人员，既要为医院的发展做贡献，而且要维护患者的权益，因此，建立一个科学的完整的档案管理体系十分必要，只有不断强化档案信息化管理，才能提高档案利用效果，使档案管理工作得到有序有效推进。