谭永荣 白榕 刘洁 周春峰 于海萌
摘 要：随着我国知识经济社会的快速发展，企业档案作为企业各项活动和生产经营情况记录，企业管理的第一手材料，企业资产的重要组成部分，在企业生产、经营、管理等各项工作中至关重要，是企业不可或缺的重要组成部分，在企业档案管理工作中构建标准化管理体系至关重要。
关键词：构建;档案;标准化;体系;助力;经济建设
1 构建企业档案标准化管理体系的重要性
档案工作作为一项实践性很强的工作，没有一整套的标准体系为依托，势必造成档案着录项目、记载格式、标识符号和整理方法等不一致，致使档案检索利用工具不能通用，甚至还会出现反复录入，多次整理等重复性、无效性工作。因此，随着档案信息资源流通共享进程的加快，在开展馆室、馆际档案信息资源交流等方面，迫切需要档案利用工具具有通用性和规范性。构建档案管理标准化体系的意义就在于：规范不同的档案信息源间相互整合统一，规范档案管理行为，指导业务工作的正确发展。
2 构建企业档案标准化管理体系策略
2.1 引入质量管理理念，建立文件化的档案管理体系
从纵向按档案管理工作程序即收集、分类、整理、鉴定、组卷、编制机读目录、扫描并挂接全文（数字档案馆）、装订、盖章、入库、查询、利用、统计等进行分析，制定分类、归档、整理、着录、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等方面的标准。
通过纵横向制定标准，即可找到档案管理的出发点和落脚点，有策划、有实施、有检查、有处置，实现了档案工作闭环管理，又可约束和规范档案工作人员的管理行为，为各项工作的顺利开展奠定基础，从管理体系上保证档案管理工作规范化、标准化。同时，还有效地避免制度缺失、内容的不完整，避免重复制度产生，保持其执行的一致性。例如，在纵向的“分类”程序中，可根据PDCA循环，通过策划、实施和检查，就会发现企业的文书、产品、科研、设备、质量、会计等档案，如何分类，分类依据又是什幺，因此可以判定缺失分类标准，即“档案分类规定”，同时经过处置，在编制该规定时就要明确文书、产品、科研、设备、质量、会计等档案每一类如何立卷与组卷。
2.2 优化档案工作程序，建立规范化档案管理体系
优化档案工作程序，秉承简化原理，是建立规范化档案管理体系的重要内容之一。它不仅可以帮助档案人员了解实际工作活动，而且还可对标准化对象进行筛选，剔除工作过程中多余的、低效能的、可替换的工作环节，精炼并确定出满足档案标准化管理需要所必要的高效能环节，使工作程序更为经济、合理和简便，提高工作效率，节约成本。外企之所以强大，正是在于他们完全靠标准、程序在管理。
在优化档案工作程序时，首先，运用先进的管理工具。其次，将档案标准中规定的，以文字表述的程序用流程图形式提炼出来，因为千言万语不如一张图。再次，以AOS0105-2015《作业级流程设计/优化程序》中的“输出物、流程责任主体、流程的输入输出”等内容为指导，明确上一层级与下一层级的关系，明确某一过程的责任部门，明确输入与输出的内容及格式的标准化要求，在每一工作节点上真正做到事事有人管，人人有专责，彻底扭转部门与部门之间的推诿扯皮，效率低下的局面。
2.3 规范文件材料归档范围和保管期限，建立精细化档案管理体系
只有规范文件材料归档范围和保管期限，才能使有限的档案经费得到合理的分配和使用，提高档案管理的效益;才能确保企业馆藏档案质量，维护企业档案资源的完整、准确和系统，记录企业经济建设的历程。首先可通过座谈、现场调研、研读企业部门二级工作职责、工作制度、工作标准，及质量程序文件和作业指导书，运用广泛收集和重点收集的思想，从中分析判断企业中各部门具体会产生哪些文件材料，为其明确该部门需要归档的文件材料及保管期限，通常是有一项职责就有一项对应的归档范围。其次，遵循文件材料之间的有机联系，形成规律和特点，编排文件材料归档范围，反映档案的生命周期。再次，将保管期限由三分法改为标时制，即将原来的永久、长期、短期改为永久、30年、10年，明确档案保存和销毁依据，消除人为的主观判断和常讲常新现象。最后，去除“重要的”、“一般的”表述，将其转化成具体内容进行表述。例如，“信访事件处理文件材料”，可将“重要的”表述成“有公司领导批示的信访事件处理结果记录、文件、材料等” 和“无公司领导批示、有处理结果的信访事件记录、文件、材料等”;将“一般的”表述成 “无处理结果的信访事件记录、文件、材料等”。使归档人员一目了然，便于操作。
2.4 以信息化为依托，固化档案管理体系运行
首先，可根据档案标准化管理体系中的工作程序和体系标准，设置、优化并固化数字档案馆的档案着录、预归档管理、档案整编、归档组卷、打印输出、档案利用、档案统计、档案鉴定、档案编研、系统设置、权限设置、数据管理、日志管理等模块。然后，再将档案管理标准化体系中的文件材料归档范围和保管期限、档案资料管理用图表格式、组卷规则等设置到数字档案馆中，通过数字档案馆固化输入与输出。
3 构建企业档案标准化管理体系优势
3.1 规范管理，提升档案质量
实施档案标准化管理体系，做到馆内有制度，管理有账册，查阅有记录，移交有手续，管理有专人，档案工作真正地实现科学性、规范化管理，使得企业档案管理工作标准化，形成连续性、系统性。归档责任主体能及时地将处理完毕的文件材料移交档案馆归档。档案工作人员可直截了当的对照制度、归档范围进行审查，严把质量关，对文件材料中的欠、缺、误、漏等进行登记拉条挂账，并及时解决，确保了归档及时，归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。
3.2 转变档案管理模式，提高效率，节约成本
实施档案标准化管理体系，通过转变管理模式，推行以件管理，取消案卷后，一是不再需要购买电钻、钻头、装订线、用于固定的夹子、档案卷皮等档案用具;二是由于用盒装档案，有效地利用柜子的存储空间，节省了库房。三是如需复印、扫描时，不用拆卷，减少了对其他档案的损耗，延长了档案使用寿命。四是使办理完毕的文件直接进入档案整理环节，不仅提高了档案的归档率和完整率，而且还将多人共同完成一类档案，转变成可一人完成一类档案。五是大幅度简化了整理中的手工操作，避免了档案工作人员加班加点整理档案，节省了企业对加班费的支出。六是使广大档案工作者能够从繁杂琐碎的传统立卷工作中解放出来，从而有更多的时间和精力用在档案的编研、开发和利用上来，更好地为企业各项工作服务、为领导决策服务、为社会服务
3.3 充分发挥档案价值，提升企业核心竞争力
实施档案管理标准化体系，规范了不同的档案信息源间相互整合统一，规范了档案利用工具，规范了档案管理行为，不仅增强了企业技术和知识储备，保护了企业知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供有力的保障，而且为行业内馆室、馆际档案信息资源交流，实现知识共享，加快行业内型号研制进程奠定了基础，提升了企业核心竞争力。
参考文献
[1]GJB9001C-2017《质量管理体系要求》[S].中央军委装备发展部，2017.05.18.
[2]GB1526-89《信息处理—数据流程图、程序流程图、系统流程图、程序网络图和系统资源图的文件编制符号及约定》[S].国家技术监督局，1989.07.04.
[3]AOS0105-2015《作业级流程设计/优化程序》，中国航空工业集团公司，2015.
