韩敬涛

（交城县劳动保障监察综合行政执法队，山西 吕梁 030500）

我们的国家人口众多，档案数量巨大，尤其是事业单位档案管理工作难度很大。文件管理是十分繁琐和复杂的，需要更多的耐心和经验。针对当前事业单位档案管理中存在的问题，提出了改进和优化的对策，并以事业单位人事档案管理现状为基础，分析了事业单位档案管理体制改革的必要性，探讨了优化该体制的对策。

1 事业单位人事档案管理制度的现状

1）人事档案管理制度内容不完善。目前，我国大部分事业单位正处于人事档案管理制度内容不完善的状态，这一现象的存在和发展普遍影响了人事档案管理工作的正常、有效发展。这类问题主要表现在：有关人员不是事业单位，人事档案管理工作全过程中，建立了相应的人事档案管理制度，对人事档案资料的收集、保管、使用等管理内容和程序没有作出规定。这样，就会导致人事档案收集不全、保存不当等问题，对事业单位人事档案管理工作的开展带来相对不利的影响。目前，我国人事档案管理工作中存在的问题和不足，已经严重影响了人事档案资料在事业单位的使用和管理水平的提高。

2）人事档案管理制度难以实施。从机构运行与发展的全过程来看，人事档案管理制度的实施普遍存在着较大的困难，不利于其健康发展。本文认为，我国事业单位实行人事档案管理制度存在一定的困难，主要原因是：一是在我国深化改革的进程中，有关部门和事业单位提出了改进和完善人事档案管理制度的要求，这一要求也会加大这方面的难度；第二，在我国的背景下，随着现代科技的迅猛发展，人事档案管理制度不能跟上时代的潮流，这将对人事档案管理的发展产生重大影响。根据现代电子人事档案管理的发展要求，在事业单位的运行与发展过程中，制度建设者必须结合时代发展的要求，不断完善人事档案管理系统。利用人事档案的事业单位数量增多，各部门对人事档案的要求不同，将极大地影响人事档案管理制度的实施，使工作人员根据其他部门的需要修改和完善人事档案管理制度。

3）人事档案管理的科学水平还不够高。人事档案管理要适应信息化、现代化、科学化、规范化的要求，适应市场经济的发展。伴随着科技手段的不断更新，人事档案管理系统得到了广泛应用。但目前大多数单位的人事档案管理工作还停留在传统的纸质管理阶段，人事档案管理软件已经过时或没有安装，现代化程度不高，滞后于改革的步伐。人力资源管理人员一直采用人工监督和编辑，导致存在着人事档案资料不能及时提交和分类、不能及时更新的问题。查档采用传统手工操作，缺省使用纸质档案，无法联网建立数据库，致使人事档案管理信息化水平不高。

2 事业单位人事档案管理制度优化的必要性

机构是指主要为公众提供文化、技术、教育、卫生等公共服务的组织，在社会建设、发展和治理中具有不可替代的作用。机关档案管理主要是指机关对档案资料的收集、分类、编辑、储存、挖掘、利用，侧重于其职能履行、行政管理和人事管理等方面的情况。档案管理工作是事业单位所有工作任务体系中最重要的一部分，虽然它并不直接参与公共服务和社会治理，但却为事业单位公共服务和社会建设的现状提供了基础，有助于今后继续改进社会治理工作。事实上，事业单位的档案管理工作强度也随着业务的复杂程度和工作强度的增加而增大，需要处理的数据和信息量巨大而琐碎。由于档案管理信息不全、漏报、错位、难懂、混乱、丢失、泄漏等原因，在实际的档案管理工作中会产生各种各样的问题，影响档案管理的效率和质量，极大地降低了事业单位档案管理的作用。为解决档案管理工作中的困难，必须对人事档案管理制度进行优化，使之有条不紊、有章可循，以消除因人事档案管理制度优化所带来的各种问题。加强档案管理工作，提高档案管理工作的效率和质量，充分发挥档案管理在事业单位中的作用。

3 事业单位人事档案管理制度优化策略

1）提高人事档案管理员工的意识。透过定期培训，帮助员工及领导改正工作态度，加深对档案管理重要性的认识，增强档案管理责任意识。组织员工认真学习国家发布的政策法规，熟悉国家法律法规要求，并按规定办事。通过定期的交流活动，了解员工的思想动态，强化思想意识，增强管理意识，不断提高员工对档案管理重要性的认识。

2）不断完善事业单位人事档案管理制度。在完善企业人事档案管理制度的同时，使企业人事档案管理工作更加方便、快捷，健全的档案管理制度和人员配备，为企业人事档案管理工作提供有力的保障。档案员要诚恳负责，对工作有强烈的责任感，对事业单位人事档案要保密，不得向无关人员泄露事业单位人事档案的内容。对此，人事档案管理系统必须加以严格的限制和规定，并对违反管理系统者提出严厉的处罚。通过补充人事档案分类的方法，人事档案管理系统不仅能为人事档案资料查询提供方便，而且能为事业单位提供最大的支持。

3）培养更加专业的档案管理人才。机关人事档案管理是一项细致、耐心的工作，需要年轻有活力的人才加入，并应减少老化人员。机构需要年轻人才参与档案管理工作，人事管理制度要不断优化，档案管理是一项长期的工作，要有固定的人员管理，不可轻易更换。人事管理工作也需要有与之相同的要求，能更好地发现档案管理工作中的缺陷和不足，不断优化人事单位档案管理体系。选好一名机关档案管理人员，必须慎重，选好诚实可靠的员工，这些管理人员必须具备丰富的专业知识，道德操守，耐心，认真，负责的精神。机构的人事档案管理岗位也可以培养更多的人才，因为机构重视档案管理工作，同时又担负着重要的工作，人事档案管理人员必须具备良好的思想素质，以保证人事档案记录真实、准确、无差错，并能为机构提供真实、可靠的信息。

4）加强管理，促进事业单位各部门之间的合作。人才档案信息集成是构建社会信息系统的重要组成部分。档案信息化建设过程中，必须把社会信息系统组织到一起。一定程度上，档案信息组织建设的关键是把这一任务贯穿于社会信息化建设的全过程。在电子政务转型中，推动人事档案信息化建设，在信息化建设过程中，人事档案管理部门应采用与政府其他管理部门、信息系统相一致的标准，记录信息，以便不同政府部门之间进行沟通。通过与图书馆、人力资源中心和其他公共机构的深度合作，在档案建设过程中，形成了当地的信息交换中心，使某一地区的档案信息能够分散传播，提高了人事档案信息的利用效率。

4 结语

总之，高质量的人事档案管理对于个人和事业单位都十分重要，具有现实的价值和意义。机关应顺应时代发展，加强人事档案管理工作的优化，严格控制人事档案管理人员的职业能力，采取多种渠道和措施，使其综合素质得到及时提高。认识人事档案信息化管理的重要性和必要性，对于优化机关人事档案管理具有重要意义。