●吴 晶
ERP系统是一种集系统、信息与控制为一体的应用方式，其为现代控制提供了IT支持。它运用先进的管理思想和管理模式，帮助企业将客户的各种需求、供应商的制造资源以及企业本身的运营活动等进行有效地整合，实现了企业会计与业务的一体化。企业管理层可以在第一时间实时了解与掌握各种财务信息，并对业务流程开展动态监控，切实提高了内部控制效率与效果，同时在控制成本等方面起到了极大的促进作用，实现数字化与自动化，从而使企业管理达到前所未有的高度。
一、ERP环境对企业内部控制的积极影响
ERP系统包括财务、生产计划、供应、物流、供销、库存等子系统。由于财务子系统与其他子系统都有着非常紧密的联系，而其他各子系统的业务数据都可以通过采集、整理信息集成，传入财务子系统，为企业强化内部控制制度管理提供了切实有效的平台，在提高会计信息质量，保障资产安全与执行内部控制制度等方面起到积极的作用。同时，企业的内部控制制度在实施过程中，为了在保障生产经营、财务管理、技术创新、物流库存等方面提供安全有效的可控环境，必须获得风险评估、信息交流、风险控制等因素的大力支持，这些因素恰恰是ERP系统的理念将要面对与解决的核心问题。
1.有利于控制环境的优化。ERP系统将整个经营流程中的各种板块，包括供应、制造、销售、客户等各个环节都通过一个紧密的供应链紧密地链接在一起，对于推动企业开展“产、供、销”活动起到了前所未有的创新。
ERP系统对控制环境的优化还体现在，它的会计控制发生了根本性的转变。ERP系统的关键之处是业务与财务一体化。其一，能够在任务发生的同时及时收集与整合业务的各种信息，并在第一时间反馈给财务系统，从而实现风险关口前移，实现了对资金流、信息流、物流的全面控制。其二，由于系统的集成性，使得信息计量和传输成本极大地降低，企业高层所做出的决策信息能够实现准确、充分、实时、系统地同步反映，从而使各个层面、各个环节的管理人员都能够通过此系统将企业高层的决策过程实现共享。其三，ERP系统可以帮助企业由过去的以财务人员为主的财务控制，向以全员为中心的自上而下的全面控制转变，真正达到内部控制所希望的效果，极大地提高了控制效果。
在集成化的环境下，企业的任何经营活动、资金往来都成了“鱼缸里的鱼”，无论是企业最高层抑或是每一个环节所做出的各种经济行为都能够让关注ERP系统的人所知晓。因此，ERP系统为企业的风险防范提供了一个非常好的环境，只要认真设计好自己企业的控制机制，充分发挥ERP系统的各项功能，就可以有效地控制任何可能发生的风险，同时还具备了向自主控制方向发展的基础与可能。
2.有利于切实开展风险控制。ERP系统可以避免和弥补由于会计手工操作所造成的缺陷，同时还可以克服各种因素的干扰，铁面无私地进行风险控制。
（1）财务系统。其一是货币资金方面，能够进一步加强往来款项与资金的监控和管理力度，财务部门通过ERP的客户管理功能，可以实时掌握与了解企业每天24小时的所有经济运营与资金回笼以及赊销额度，并对往来款项及时进行清账，能够极大地加强资金的监管力度，进一步节约财务费用。其二是成本费用方面，ERP系统中所有成本管理都使用共同的数据源以及标准化的报告系统，对所有相关职能部门的收入、支出情况进行全面的监控，一旦发现有疑点，马上开展重点分析，及时采取措施进行纠正。
（2）运销系统。企业的全部采购与付款业务均以信息传递为主线，按照内部控制制度的相关规定，对采购物品的款项报销、物流、库存管理等正常的业务流程进行管理与规范，对相应的岗位与层级进行对应的权限分配，并体现在系统中。系统一旦发现有越权行为都能够自动拒绝。
（3）生产计划系统。这一系统的作用在于一方面能够有效地控制资本性投资的进度与规模，杜绝可能发生的超计划风险；另一方面，可以将每一个整体投资计划，逐一分解为具体的投资项目与明确的投资预算标准。
3.有利于控制活动的完善。在ERP系统中信息和业务相结合，通过事前预防和事中检查来控制生产经营过程中的风险。
（1）有效地开展事前预防，能够防患于未然，杜绝控制中的各种人为因素干扰，进一步增强控制的客观性，从而保证各项政策的切实“落地”。其一是预算控制。通过责任到人，将企业的整体目标进一步分解为具体的控制项目与标准，并层层落实到岗到位，到每一位执行人。同时，在实施过程中，一旦发现有不符合目标的行为立刻进行否决，抑或是提请授权机构决策。其二是授权控制。企业中所有组织机构与员工都是经过严格的授权才开展工作的，员工的权限及相关信息都在系统的控制中，相关部门都可以实时查询与监控，以免出现违规行为。
（2）有效地开展事中检查，发现操作程序的问题及时采取补救措施，从而可以避免人为因素所带来的各种风险，进一步提高内部控制的可靠性与稳定性。其一是业务操作控制。通过各种软件将经常性的业务流程进行规范，并充分体现在系统中，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了账实相符。同时随时可以查询资金的相关信息，能够追寻相关的业务活动，从而做出正确的决策。其二是会计系统控制。通过ERP系统在名称、内容、归类等方面都设计科学合理的会计科目，设置相关标准，自动完成各种会计实务，进一步规范会计核算过程，确实保证各类会计报表的真实、准确、完整。
4.有利于监测的有效进行。通过ERP系统进行事后纠正，可以从环环相扣的业务链中找出问题，提高内控效率。ERP与传统的环境相比，更重视将风险关口前移，注重事前风险的预防与事中的风险控制，一旦发现问题，马上采取措施，将风险隐患扼杀在萌芽状态。相对来说，弱化了事后纠正的环节。其原因就在于ERP为每一笔单独的资金核算都建立了完整的电子档案，根据相关线索可以比原始业务更加科学、简便、准确。
二、实施ERP系统对Y公司内部控制的影响
2004年，Y公司开始实施ERP项目,该项目用的是德国SAP公司开发的R/3系统，其中包含了财务、销售、采购、库存、设备维护生产计划等板块，其中财务板块中更是包含了总账、成本、应收、应付及金库等子模块。Y公司通过改变管理理念、优化业务流程和持续不断的人员培训等措施，使该系统得以在全公司范围内有效使用。
在实施ERP系统过程中，Y公司结合自身实际情况，以流程为出发点和终点，重组再造了以财务为核心的包括物资采购、项目投资、销售分销、系统支持等管理流程，提高了工作效率，同时也加强了内部管理和控制力度。
1.重塑财务会计核算流程，在一个账套下进行一级核算。ERP系统的实施，打破了各二级单位独立建账、各自建库的格局,统一在ERP系统中，实现了一套账、一级核算，科目、客户和供应商等主数据统一在ERP系统中进行集中维护，各二级单位不需要在自己账套内维护科目、客户和供应商等主数据。ERP系统囊括了业务流、资金流、实物流、信息流以及人力资源流等各个领域和层面，会计凭证不只在财务环节形成，在物资采购、工程投资、人力资源部门都在产生会计凭证，使以前会计的事后监督真正移到了事中监督。
2.EPR系统的实施，实现了实时分析，实时控制，全程监督。ERP系统实施前，企业管理人员只有在财务结账后才能计算查询报表。ERP实施系统后，采购、销售和财务模块集成，信息实时共享。实施ERP销售分销模块，所有销售业务都进行销售订单管理，可通过销售订单和相关单据流反映发货和开票信息，实时形成销售成本和收入信息；实施物料管理模块，所有采购进行采购订单管理，通过订单能够实时查询到收货和发票情况，企业管理人员能够在每个月的1-30号内通过ERP系统的财务报表，实时了解与掌握每一笔经济活动的相关数据与业务集成情况。
3.通过在TR模块中建立基金中心和承诺项，进行全面预算管理和控制。全面预算管理是目前各企业重要管理手段，ERP系统中的FM（基金管理）模块就是针对企业编制全面预算，并在全面预算执行过程中进行控制的模块。一方面，通过建立基金管理的组织单元——基金中心，有效地建立企业的预算管理框架，从而实现相关分析与实时控制；另一方面，通过建立能够体现企业收入与支出明细项目的承诺项目，进一步建立预算管理模型，完成对明细费用条目的实时、有效的监控。预算管理基于年度预算总额，并通过期间（根据管理需要，可以为月度或季度）滚动计划释放预算金额的方式，来实现期间的预算控制。
日常业务包括订单（合同）录入、货物验收、发票校验等需要在有预算的情况下才能进行，如果没有预算或预算不足则不能录入。只有在追加了预算以后，订单录入、发票校验等业务才能录入，使预算从源头得到了严格控制。
4.通过PS模块加强了投资计划管理和预算管理。ERP系统中的PS模块可以实现项目投资的审批、预算、结算三个控制过程：其一是审核控制过程：必须按照标准化的相关规定进行操作，PS在以下阶段都设立了非常严格的审核点：（1）项目创建；（2）预算编制；（3）计划下达；（4）项目施工；（5）竣工结算；（6）项目关闭。其二是预算控制过程：必须按照WBS元素进行分解层级，通过逐层向下分别控制一直到网络与作业，从而实现控制预算分解。其三是结算控制过程：这一过程必须在财务部门的大力协助下成。在结算流程中，有的结算数据都要统一到WBS中，同时按照相关规则：结算数不能超过计划数，从而实现投资控制。
另外，如果某一个项目所发生的成本超出项目预算时，系统将会在第一时间发出警告并且不允许过账，只能当重新通过审批，同时追加预算才能得以过账。
由此可以说，Y公司实施ERP系统，进一步改进并优化了流程，大幅降低了整体运营成本，使企业的进货、销售、库存、物流等各个环节的核心信息都在ERP上得到充分的体现，整合了之前各自独立使用的应用系统，并与财务信息动态实现了集成，切实实现了信息、资金、物流的“三流合一”，极大地提高了企业的核心竞争力。企业高层领导可以在第一时间通过SAP系统实时掌握企业的各项经济活动，了解、监控与分析企业的各个部门、车间、工段的生产经营情况，从而做出正确的决策，防患于未然，避免各种风险的发生。
三、结语
任何事物都具有两面性，ERP系统一方面为内部控制的实施创造了有利条件，另一方面它又为内部控制带来了控制环境、业务流程及数据安全等方面风险加剧的可能。因此，笔者认为运用ERP系统优化企业内部控制的同时，有效防范风险不容忽视。
