□文/ 韩吉鹏 胡悦忻
（山东体育学院 山东·济南）
［提要］ 高校固定资产是高校国有资产的重要组成部分，是开展教学科研活动及保障正常运转的物质基础。本文将全生命周期管理理论引入高校固定资产管理，按照固定资产形成期、固定资产运行期、固定资产处置期分阶段剖析高校固定资产管理存在的问题及成因，并提出优化策略。
一、引言
高校固定资产分为房屋及建筑物、专业设备、一般设备、文物及陈列品、图书、其他固定资产六大类。近年来，随着国家对教育经费投入的不断增加，高校形成的固定资产规模也在大幅度增加，但固定资产管理水平却未随之提高，许多问题逐渐暴露出来。为此，如何规范固定资产管理，提升效益，使其更好地在教学科研及学校运转中发挥基础保障作用，是高校固定资产管理中亟须解决的问题。
二、高校固定资产管理存在的问题
（一）固定资产形成阶段存在的问题
1、预算编制不科学。高校每年年末按照财政预算“一下”控制数细化预算，“一下”与“二上”间隔时间通常不会超过20 天。走访调研中发现，有些学校的预算分配方案不合理，如按照二级学院学生数简单平均分配或按上一年度预算分配，并不符合各部门实际业务需求，学校各部门仓促编制预算，一般没有经过充分论证，有的部门甚至完全按照供应商的报价作为预算上报，导致预算编制不科学。
2、采购需求不合理。学校各部门编报采购预算时从部门利益出发，未考虑实际业务需求和学校资产配置间的联系，资产使用部门与管理部门脱节，导致设备购置缺乏计划性，部分设备重复购置，通用办公设备超标准采购。个别部门不以实际需求为导向，而是以资金额度作为标准，以经费执行完毕为目标，忽视资产配置的合理性。
3、采购合同执行不力。高校的固定资产采购一般通过政府采购方式，采购完成后依据招投标过程资料签订政府采购合同。因合同签订部门履职不到位等原因，导致合同约定内容未严格执行，给学校造成损失或风险。例如，高校经常需要采购进口设备，按照国家政策，教学相关进口设备可以办理免税，成交供应商却以办理免税手续为由拖延供货，山东某高校采购的进口设备，约定签订合同3 个月内供货，但未到货时间长达664 天。
4、资产验收不严格。高校在固定资产验收时通常会组建验收小组，由使用部门、资产处、财务处、审计处等部门组成，验收完成后填写验收报告。但验收过程经常出现形式重于实质现象，一方面验收人员本着谁使用谁负责的态度，对于发现的问题只是口头提出，不在验收报告上体现；另一方面由于验收小组人员的专业知识欠缺，对于采购的专用设备只能根据合同清单简单验收设备的名称、数量、品牌、型号，而不对设备的详细配置和性能指标进行验收。
5、入库入账不严谨。有些设备是成套购买的，成套设备中包含多项可独立使用的固定资产，资产处和财务处按整套设备入库入账，影响后期资产管理和账务处理。固定资产招标采购过程中，供应商有时会赠送配套使用的设备作为优惠条件，经办人办理手续时未将赠与设备入库入账，导致赠与设备未纳入学校统一管理。
（二）固定资产运行阶段存在的问题
1、设备长期闲置，利用率不高。调研中发现，许多高校均有设备长期闲置现象，有的设备甚至购置后未拆封安装，长期存放于仓库；有些设备购置后只为完成某项课题，后期便闲置不用。由于部分高校实行预算分配制度，又未建立有效的固定资产共享机制，使用财政性资金采购的教学、科研设备变为某些部门的私有财产，导致固定资产使用率偏低。
2、账实不符。固定资产淘汰或报废后，没有及时办理资产处置及账务处理；建筑物或构筑物竣工验收后按照工程审计值财务已入账而实物未入账；固定资产大修或改造后，价值却没有增加，或财务已入账而实物未入账；捐赠形成的固定资产在资产管理系统登记入账，而财务未作账务处理；政府会计制度实行后，高校按照权责发生制核算，固定资产应每月计提折旧，部分高校却未按规定计提折旧，导致资产账面价值虚高。
3、使用与运维环节疏于管理。许多高校的资产管理处名义上统管学校设备，但实际上专用设备的采购、使用、管理均由二级学院负责，由于缺乏对固定资产使用效益的评估，部分二级学院的设备即使长期闲置也不会共享给其他部门使用。固定资产使用过程中还会出现随意搁置、变更存放地点却不做登记、固定资产条形码损坏或缺失等现象。学校内部机构调整或人员变动时，资产管理系统未及时变更固定资产信息，导致固定资产实际信息与系统信息不一致。
（三）固定资产处置阶段存在的问题
1、清查工作执行不力。高校应定期对固定资产进行清查，但实际执行中却流于形式，通常以自查为主，隐瞒虚报问题很难被发现，清查过后也缺乏有力措施整改。资产处与财务处对固定资产管理理念不同，资产处注重实物管理，财务处注重账面价值，两个部门对固定资产的入账标准和折旧计提标准不完全一致，如果未按规定及时对账也会增加清查工作难度。
2、处置环节较为随意。在对固定资产报废处置环节较为随意，未向上级部门申报，未对固定资产进行技术性能和使用状态评估，仅参照规定使用年限就对设备进行处置，处置过程缺乏报废可行性论证、市场价值评估、大额设备招标处置等流程，部分固定资产维修后可继续使用，由于管理不善武断报废，造成国有资产流失。有些固定资产处置报废后长期挂账或继续存放于原使用部门，导致账实不符。
三、高校固定资产管理问题成因分析
（一）固定资产管理意识淡薄。目前，很多高校未对资产管理工作给予足够重视，高校管理者以招生创收、教学科研为重点，忽视资产管理的重要性，在人员配备上资产管理部门缺乏专业技术人员，多为退居二线的教职工。校内各部门也不重视固定资产管理工作，认为资产管理无关大局，以部门利益为重，在资产管理、使用上懈怠，积极性不高。资产管理人员也未认识到资产管理工作的重要性，在开展资产管理工作中缺乏责任心，不注重细节，对固定资产管理制度理解不透彻，导致资产管理混乱。
（二）固定资产管理制度不健全。“重投入，轻管理”是高校普遍存在的问题，资产处为学校固定资产的归口管理部门，但由于制度不健全，很难对固定资产进行统一管理。高校通常会制定固定资产管理制度，但这些制度大多笼统重复上级主管部门的文件规定，在执行过程中可操作性不强，缺乏具体的实施细则。各二级学院对资产管理制度了解甚少，导致在固定资产采购、管理使用、处置报废阶段存在各种问题。如通用资产采购缺乏统一管理，各部门为工作方便，大量购置电脑、打印机、投影仪等通用资产，使学校通用资产总量超过行政事业单位通用资产配置标准。
（三）缺乏固定资产共享机制。实现固定资产共用共享是提高高校教学科研设备使用效益的有效途径，但各部门以各自利益为重，把分配给自己部门使用的设备当成部门私有财产，即使闲置也不愿与其他部门共享使用。其他部门如果需要的话也会申请购置同样的设备，导致某些使用率不高的设备重复购置。高校为引进知名教授或人才，专门为其购置大额科研设备，使用率极低，这些人员离开后设备长期闲置，造成资源浪费。
（四）固定资产信息化管理不力。高校基本都建有固定资产管理系统，但系统的功能和适用范围有待改善。有些学校的固定资产管理系统只是进行资产录入、登记，能够查询固定资产的名称、金额、规格型号、品牌、购入时间等，对于固定资产存放地点、使用负责人等信息不详。固定资产管理系统只具备简单统计汇总功能，与财务的预算管理及核算系统缺乏对接，固定资产的购入、增值、报废等情况不能及时在账面上反映。固定资产系统的动态管理功能有所欠缺，如资产的借用、归还、调拨等很少直接通过系统完成。
（五）缺乏有效的监管机制。高校审计处由于人员较少，主要精力集中于财政财务收支审计、专项资金使用审计、领导干部经济责任审计、工程审计等方面，对固定资产专门审计较少，偶尔涉及固定资产的审计，也主要是事后审计和程序审计。同时，由于高校内控制度的不健全，缺乏对资产管理内部控制实施效果的评价，导致固定资产管理监管不力。
四、高校固定资产管理优化策略
（一）固定资产形成阶段优化策略
1、做好预算编制工作。预算编制阶段，高校应根据经费情况和自身发展需求制定合理的年度采购计划，采购计划应具有约束性，一经确定应严格执行，严控年中追加与调整。如确需变更，应严格执行变更流程，逐级审批。同时，应加强绩效预算管理，根据各部门上年度的绩效考核进行资源分配，各部门编制采购预算时同步编制绩效目标，做到预算管理、支出情况、绩效目标三位一体，提升高校资产使用效益和管理水平。
2、规范采购程序。高校固定资产采购要统一管理，集中采购，避免资产采购的随意性。固定采购之前应经过详细论证，办公设备严格按照行政事业单位通用资产配置标准采购，控制学校通用资产总量；专用设备应论证技术可行性、设备先进性以及学校同类设备购置情况，避免重复采购。
固定资产采购应按照招标采购相关规定执行，属于政府采购集中采购目录内以及分散采购限额标准以上的项目，必须严格执行政府采购程序；集中采购目录外且分散采购限额标准以下的项目各高校应按照学校规定采购，做好内部控制。招标采购工作应公开、公平、公正，严禁徇私舞弊，确保采购质量，节约成本。
3、严格资产验收。验收是资产形成的最后一个环节，高校应制定切实可行的验收管理办法，规范验收程序，确保资产的质量和效益。验收时应以合同和招投标过程资料为依据，除仔细核对设备名称、品牌、型号、数量、价格等基本信息外，还应对详细参数和技术功能进行验收，对于重要或技术复杂的设备，可邀请第三方专业机构或技术专家参与验收。
（二）固定资产运行阶段优化策略
1、完善财务管理与资产管理对接工作。高校资产账实不符、账账不符的原因在于资产处与财务处沟通不顺畅、信息不对称、核算标准不一致等，高校应招聘专门的资产会计人员对固定资产进行核算和记账。财务管理系统与资产管理系统应有效对接，使财务报表与资产报表之间建立勾稽关系，资产变动信息可以反映在财务报表中，会计人员及时处理账务；财务信息也可以在资产系统中披露，资产管理人员及时核对资产账务和实物，提高资产管理效率。
2、建立资产共享机制。高校应明确固定资产归口管理部门，使各部门树立资产共用共享理念，固定资产属于国有资产，不是部门的私有财产。资产管理系统应详细记录设备的基本信息和使用信息，校内部门可以在系统中查询设备的使用及闲置情况，通过流程审批借用设备，提高固定资产的使用率，减少闲置和重复购置。
（三）固定资产处置阶段优化策略
1、认真做好资产清查工作。高校应对校内固定资产分阶段、分类定期清查，清查之前制定详细的清查计划，不仅要对实物资产清查盘点，还要对相关账务信息检查核对。清查实物资产时不仅要对数量清点，还要检查设备质量和使用情况。清查发现账实不符、账账不符情况应认真记录，查明原因，并出具整改意见。
2、规范资产处置程序。对于不同金额、不同种类的固定资产，高校应制定相应的资产处置办法。资产处置过程必须规范科学，处置前应组织专家论证设备的性能状况、市场估值及报废可行性。高校固定资产报废必须严格执行报批手续，不得自行处置设备。估算残值超过一定金额的设备应通过招标方式报废，避免国有资产损失。资产处置完成后，财务与资产账务应及时处理。
五、结语
高校固定资产全生命周期管理是一项系统工程，需要不断总结经验，逐步完善。高校要转变观念重视资产管理工作，建立切实可行的固定资产管理制度，完善内控机制，提高固定资产形成-运行-处置全生命周期的各个环节管理水平，提升固定资产使用效益，最大限度为高校教学科研提供基础保障。
