简远征

（中共龙岩市永定区委办公室，福建 龙岩 364100）

办公室的档案管理工作，在单位的日常工作中占据着重要的地位，为了能够高效地开展档案管理工作，需要有关部门能够通过信息服务技术，针对档案中存在的问题进行处理。工作人员要通过现代化管理的方式，来完善办公室档案管理系统，为办公室档案管理工作提出完善的发展建议。

1 办公室档案管理工作优化的意义

在单位的发展过程中，办公室档案管理工作在其中有着重要的地位，办公室档案是单位发展轨迹的载体，是单位领导安排下一步工作的重要依据。在档案管理工作进行的过程中，不仅能够提升档案管理工作水平，还能够让单位领导和工作人员对单位情况进行深入地了解，而且，科学有效的档案管理工作能够对重要文件形成非常好的保护，尤其是对电子资料的加密和储蓄，良好的档案管理工作，为其他工作的展开提供了非常好的便利条件，在办公室工作进行中，其他部门工作人员对档案进行调取，在传统的档案管理背景下就十分复杂，手续繁琐，但是经过改善之后，不仅能够有效地提升对档案信息调取和使用的效率，还能够保证档案资料的安全[1]。办公室档案是单位政策实施效果最直观的反应，所以档案管理工作是非常重要的，对于单位工作有着非常重要的指导作用，随着现在信息化技术不断的发展，对于档案的调取不像传统的工作方式那样，翻阅流程十分复杂，通过信息化设备，能够将档案以最快的速度呈现到工作人员的面前。

2 办公室档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理体制不健全

单位办公室档案管理工作在开展的过程中，需要办公室人员有着非常强的档案管理意识，按照管理制度和相关流程，对各项制度进行收集和整理。为了能够适应新时代的办公室档案管理工作，需要对管理体制和管理流程进行档案的收集和整理，对于档案管理体制要深入优化，避免出现传统的档案管理工作中，对于档案管理工作面对的形势无法进行充分的认识，传统的档案管理工作没有从单位的实际情况出发，管理信息不全面，对于办公室的档案管理工作手段还停留在纸质档案的阶段，无法依据实际的工作要求对档案的信息进行收集和整理，在管理工作中没有对信息技术进行合理地使用，许多档案管理人员在进行档案管理工作的时候，只是对资粮进行简单地收集，没有对档案进行详细的归类，导致档案数量一旦大量增加的话，其他部门的工作人员对档案的利用效率非常低，对于单位来说会影响工作的开展。

2.2 硬件设备陈旧

许多单位对于档案管理工作重视程度不够，许多工作人员没有在办公室使用先进的档案管理设备，导致档案管理工作缺乏相应的硬件支撑，在传统的管理办法中，知识经济的出现促使信息技术不断的完善，为了能够实现数据库的完善和推进，很多单位的办公室管理工作都广泛使用信息技术来提升档案管理工作效率，帮助单位能够更加合理地利用数据信息[2]。硬件设备不断地更新，是档案管理技术手段更新的基础，为了能够提升办公室档案管理的信息化程度，优化档案管理的工作流程，就必须要保证设备的数量和质量达到要求。

2.3 管理人员工作素质达不到要求

工作人员的素质决定着行业发展的速度，但是现在的单位办公室档案管理工作存在着管理人员能力素质要求不足的现象，导致大量的办公室管理人员在管理工作中出现纰漏[3]。而且许多档案工作人员在进行工作的过程中，缺乏档案的管理意识，对档案资源不珍惜，导致档案资源的闲置和流失，通过档案管理人员的专门的介绍，其他部门的工作人员才能够更快地找到自己所需要的资料。而且一些单位的档案管理岗位并不是常设岗位，而是通过兼职的方式来进行档案管理，这样会导致档案管理人员对工作不上心，在整个单位中，档案的管理工作边缘化，当产生突发状况的时候，档案管理工作人员可能会出现不在岗位上的情况，给单位造成损失，甚至是影响着其他部门工作的进展。

3 办公室管理工作具体优化措施

3.1 档案管理制度优化

随着社会经济不断地发展，办公室档案管理工作也面对着巨大的挑战，为了能够为管理工作提供制度上的支持，就必须建立健全档案安全制度的建设，如果重要文件丢失，会给单位的工作带来巨大的损失。所以，单位要对档案管理工作进行明确的制度要求，在进行管理的过程中才能够“有法可依”。例如要保证单位的秘密文件在进行调用的时候，对相关人员的身份一定要详细审核，保证没有任何问题，一定要注意档案内容的保密，工作人员要提高保密自觉性。在档案管理工作进行的过程中，工作人员要坚守主制度的底线，单位应该制定相应的奖惩条例，来对管理人员进行行为约束，对于工作完成好的要进行奖励，对于没有达到要求的要进行惩罚，才能够有效地促进档案管理工作人员工作的积极性，而且单位中档案管理岗位要常置，避免出现兼职现象造成的许多的问题。

3.2 提升工作人员素质

党委办公室办理完毕的具有保存价值的各种文书档案，包括常委会会议纪要、党委文件等重要文字材料及证书、牌匾等实物档案。提升管理人员的文书管理能力和安全意识，对于有档案管理工作经验的专业人才单位要根据需要引进，在平时的工作中要加强对档案管理人员的专业技术培训，单位要从人才引进和内部选调两个方面进行入手，提升办公室人员对档案的优化管理能力，提高工作效率。随着大数据时代的到来，在进行文书管理的工作中，管理人员要通过信息化技术的学习和单位组织的培训，熟练地掌握信息管理技术，主要方式为视频会议，专家讲座等方式，提升档案管理人员的专业素养，还要加强对办公室档案管理工作的绩效制度落实，通过绩效制度能够帮助员工提升工作积极性，提高工作效率。

3.3 档案信息化建设

办公室档案管理工作在进行过程中，信息化是未来发展的趋势，为了办公室档案管理工作的不断推进，首先需要减轻管理工作人员的工作压力，为了能够更快的处理和使用档案信息，要在互联网技术的基础上进行平台的搭建，通过互联网平台数字技术，能够提升单位档案的电算化，构建新的数据系统。通过办公室共享档案数据库的建立，通过对成熟的电子政务体系的运用，来推动办公室档案管理建设系统的不断推进。

4 结束语

随着社会不断的发展，办公室档案管理的地位也在不断地提升，在单位的日常工作中，档案管理工作和其他部门的工作有着非常多的联系，为了能够提高办公室档案工作管理的水平，提升单位其他部门对于档案的利用率，单位从员工的个人能力素质出发，通过对信息技术的使用，打造现代化高效的档案管理体系，为办公室档案管理工作质量提升做出贡献，档案管理工作人员要通过学习提升个人能力素质，优化工作能力，搭建现代化档案管理团队。