郭肖童
摘要：物资采购是国有煤炭企业的一项重点工作，直接影响着企业生产经营活动是否可以顺利开展，同时，物资采购需要花费大量的资金，加强物资采购成本管控，是国有煤炭企业实现降本增效、提高竞争力的有效策略。文章主要对两个方面的内容进行了分析与探讨，其一是国有煤炭企业物资采购成本管控中存在的问题，其二是国有煤炭企业物资采购成本管理与控制的有效策略。希望文章可以为国有煤炭企业物资采购工作提供有价值的参考依据。
关键词：国有煤炭企业；物资采购；成本管理；成本控制；国有企业
物资采购成本管理与控制指的是，根据企业生产经营状况，科学制定一定时间内物资采购的成本管控目标，并对影响物资采购成本的因素进行全面分析，在此基础上，采取一系列合理的、有效的管控措施，以实现物资采购成本的降低。国有煤炭企业是我国能源型支柱行业中的重要组成部分，在各行各业蓬勃发展的今天，国有煤炭企业面临的市场竞争日趋激烈，加强物资采购成本管理与控制，降低物资采购成本，对于保障国有煤炭企业的健康发展有着重要的意义。
一、国有煤炭企业物资采购成本管控中存在的问题
（一）物资采购风险较多
基于国有煤炭企业的特殊性，其在实际开展物资采购工作的时候，面临着诸多风险隐患。首先，国有煤炭企业的生产环境比较恶劣。煤炭开采主要场所是在矿井下，环境复杂程度较高、作业环境恶劣、技术难度较大。同时，经过几十年、上百年的开采，我国大多数煤矿的矿井深度、开采难度日益增加，且存在着大量的采空区，危险系数较大。基于恶劣的生产条件，煤炭企业需要采购的物资种类、数量越来越多，这就增加了物资采购风险。其次，国有煤炭企业通常缺乏物资采购风险防范意识与能力。对实际情况进行调查发现，目前我国很多煤炭企业并未设立专门的物资采购风险管理机构，从而无法实现对物资采购风险的有效防控。一些企业虽然设立了风险管理委员会，但缺乏专业的风险管理人员，往往是由各部门负责人兼任。企业内部缺乏专业的物资采购风险管控人员，未系统化地开展物资采购风险分析，对物资采购风险的防范意识与能力较差。最后，国有煤炭企业尚未建立物资采购风险预警机制。为了实现对物资采购风险的有效防范，应建立风险预警机制。目前，国有煤炭企业建立的风险预警机制主要是针对财务风险、法律风险等，但未结合企业实际情况，建立专门的物资采购风险预警机制，将不同风险混为一谈，无法实现对各种风险的有效防控。同时，对企业现有的风险预警机制进行分析发现，只是简单地将风险划分为不同的等级，如用红色代表危机响应、用橙色代表风险预警、用绿色代表安全，但并未设置相应的“预警值”，也就是预警信息阈值，评估是否存在风险的时候依赖于主观经验，不够科学、准确。
（二）物资采购方式落后
目前，国有煤炭企业的物资采购方式具有一定的落后性，影响着物资采购成本。科技日新月异的当今时代背景下，各种先进技术如大数据、物联网、云计算等已经得到了广泛应用，为现代化企业的高效化运作提供了有效的技术支撑。依托各种先进的技术，企业可以高效开展各项工作，但现如今依然有一些国有煤炭企业未实现对各种先进技术的高效化应用，依然采取传统工作方式，影响着企业的运行效率。在开展物资采购工作的时候，国有煤炭企业采购部门也没有充分利用信息系统，采购方案不够合理，导致物资采购工作效率不高，增加了物资采购成本。同时，信息化时代背景下，一些企业在招标采购的时候虽然应用了互联网技术，但是只是在电子采购交易平台上发布相关招标公告与文件，依然在线下开展开评标等工作，未真正实现全流程电子化采购。此外，市场化背景下，各种物料的价格时刻发生着改变，这就需要国有煤炭企业采购部门及时通过网络渠道，对市场价格变化情况进行动态化监测，并根据结果及时调整采购方案，才能避免物资采购成本的增加。
（三）物资采购流程不规范
物资采购流程不规范是很多国有煤炭企业存在的问题，具体体现在：首先，国有煤炭企业的物资采购范围相对较广，在实际开展物资采购工作的过程中，应加强对采购过程的管控，尤其是执行与监督。部分国有煤炭企业缺乏对物资采购过程的监管，导致物资采购过程中存在着各种各样的问题，使得采购产品质量无法得到有效保障、物资采购成本较高。其次，国有煤炭企业的物资采购流程不够合理，为确保物资采购的效率与效果、控制物资采购成本，国有煤炭企业在物资采购工作中应执行标准化流程，也就是按照企业的物资采购制度、物资采购计划开展招投标采购工作。但实践中，一些国有煤炭企业未结合自身实际情况制定科学的物资采购制度、物资采购计划，使得物资采购流程混乱，从而势必会影响物资采购效率与物资采购成本。
（四）物资采购管理不到位
对于现代化企业来说，物资采购管理是其物资采购工作中不可缺少的一部分，有效的物资采购管理，有利于提高物资采购效率与质量，也有利于控制物资采购成本。国有煤炭企业长时间采取的是粗放型的物资采购管理模式，管理效率与质量一直不高，同时与市场脱节，导致物资采购成本居高不下，不利于国有煤炭企业的降本增效。分析这一问题的原因，主要包括下述两方面：第一，国有煤炭企业物资采购管理制度不完善。目前，国有煤炭企业尚未针对物资采购管理工作建立相应的、完善的制度体系，没有在物资管理中有机融入精细化管理的理念，各环节的管理岗位责任、管理工作内容不明确。例如，针对物资采购，没有制定详细的物资采购计划；针对物资仓储管理，缺乏仓储管理计划。由于缺乏标准化的物资采购管理制度，导致物资采购管理无章可循，增加了物资采购成本。第二，物资采购管理理念落后。为实现对物资采购成本的有效控制，国有煤炭企业在完成物资采购工作后，应做好库存管理工作。一方面，从本质上来说，这些外购物资是国有煤炭企业的资产，若是保存不当导致物资遭受损坏，则会直接给国有煤炭企业带来经济损失；另一方面，如果无法对物资进行有效管理，则可能导致物料积压现象的发生，给企业成本核算工作带来一定的困难，进而影响企业生产成本。
二、国有煤炭企业物资采购成本管理与控制的有效策略
（一）加强物资采购风险管控
1. 物资采购风险评估
对物资采购风险进行有效评估，是防范物资采购风险、降低物资采购成本的基础性工作。对国有煤炭企业的现状进行调查发现，其在物资采购风险评估方面，主要采取的是感性主观描述，评估方法单一，无法对风险事件发生概率、物资采购风险的破坏程度等进行准确判断。为此，国有煤炭企业应加快对物资采购风险评估方法的研究。目前比较常用的、应用效果较好的风险评估方法主要包括以下几种：
第一，故障树分析法。这种风险评估方法主要是根据经营流程，从最初目标入手，对各环节可能存在的影响因素进行逐步分析，从而形成“风险树”，以辨识风险因素。“风险树”主要包括四个部分，即采购目标、风险节点、流程枝以及“树梢”，其中，“树梢”代表的是由采购目标引发的各种风险及其发生的可能性，流程枝指的是连接风险节点与采购目标的“树枝”。故障树分析法的优点是比较形象，在物资采购风险评估中应用该种方法，可以直观地发现物资采购流程中的风险，并能估算风险的破坏程度、影响风险的因素，从而能够实现对物资采购风险的科学评价。
第二，德尔菲法。这种风险评估方法也被称作专家调查法，其主要是成立一个预测机构，该机构成员是企业管理层，包括预测组织者以及多个专家，工作流程为整理、归纳、统计、匿名反馈给各专家，从而做到征询专家意见，直至得到一致意见的预测方法。国有煤炭企业可以在物资采购风险评估中应用德尔菲法，通过成立专家团队，来对影响物资采购风险的要素进行全面分析，最终获得评估结果。
2. 物资采购风险预警方法
国有煤炭企业在实际开展物资采购工作的时候，由于物资种类多、数量大、需要占用非常多的资金，如果发生物资采购风险，则会带来巨大的损失。而实现对物资采购风险的有效预防，是控制物资采购成本的关键。为了有效预防物资采购风险，国有煤炭企业应积极应用有效的风险预警方法，也就是采取相应的管理手段，在风险出现以前，准确判断风险，并向管理层做出预警，在收到预警之后，企业可以及时采取对物资采购方案进行调整的方法，来规避物资采购风险。充分考虑国有煤炭企业的实际情况，可采取的物资采购风险预警方法如下：
第一，关键指标管理法。该种方法指的是，对引起风险事件发生的关键成因指标进行管理。国有煤炭企业在实际开展物资采购工作的时候，可根据当期财务报表，使用德尔菲法，对用于评估物资采购风险的财务指标进行筛选，同时确定风险预警值，即风险即将发生的临界点。
第二，预警指标的选定原则。首先，动态性。对物资采购风险预警的监测，应始终处于动态的管理过程中，同时结合企业内外部环境变化情况，对风险预警指标、风险预警值进行及时调整。其次，有效性。选定的财务指标，必须能够突出物资采购活动对财务指标变动的影响，以便于企业管理层可以迅速锁定影响采购风险的关键要素；最后，全面性。选定的财务指标，必须可以覆盖物资采购各方面，以实现对物资采购全流程的有效保护。
第三，预警方法工作流程。在确定物资采购风险的“关键指标”后，国有煤炭企业可以在填完一期财务报表之后，对这些“关键指标”在当期是否存在需要预警的情况进行评估，并分析原因。例如，国有煤炭企业在开展物资采购工作后，可在每月月末编制的财务报表中对所选定的关键财务指标进行计算，将计算结果与风险预警值进行比较，判断是否需要做出预警；如果发出警报，则企业管理层应根据企业物资采购的实际情况，分析物资采购风险发生的原因，并以此为根据，对物资采购策略进行及时调整，从而有效规避物资采购风险。
（二）创新物资采购方式
创新物资采购方式是控制物资采购成本的有效措施之一。现阶段，我国诸多现代化企业在物资采购方面采取了集中采购方式，即成立招标采购部门，制作集中采购目录，该目录中包括需要集中采购的服务、工程以及货物等，然后采取招标形式进行集中采购。国有煤炭企业在实际开展物资采购工作的时候，可以统计各部门所需要的物资，再进行集中采购，借助规模上的优势，争取利益的最大化，从而实现物资采购成本的降低。
国有煤炭企业物资采购工作中，集中采购方式有着诸多优点，主要体现在下述几个方面：第一，采取集中采购方式的情况下，企业在商业谈判中有了更多的筹码，可以实现谈判成功率的提高，同时将物资采购政策、物资采购方式统一起来，可以提高两者的规范性，统合安排企业对物资的供需要求，实现按需购买，有利于减少资源浪费。第二，集中采购方式下，企业可以将对供应商的选择、对货物的验收两项工作区分开来，有利于减少腐败现象的出现。第三，集中采购方式下，企业采购功能也更加集中，可以促使采购人员专业化水平的不断提升，同时，集中采购还有利于提升物资采购效率、降低物资采购成本。
三、改进物资采购流程
（一）结合企业实情，优化采购流程
物料采购成本在一定程度上受到物料采购过程的影响。实现对物资采购流程的改进与优化，是降低物资采购成本的有效策略。规范化的、科学合理的物资采购流程，可以助力国有煤炭企业物资采购成本的降低，也有利于实现资源优化配置，在保障企业良性发展方面发挥着重要的作用。在对物资采购流程进行改进的时候，应结合企业实际情况，将不必要的环节去除，以实现物资采购流程的简化，提高物资采购效率。
（二）建立采购系统，优化采购流程
当今时代是一个科技高度发达的时代，各种先进技术在各行各业得到了广泛应用，为推动产业升级、行业转型作出了重要贡献。在诸多科技中，信息技术的地位举足轻重，其改变了人们的生产、生活方式。国有煤炭企业发展过程中，应加强对信息技术的应用，建立物资采购系统，将其与传统物资采购方式有机结合起来，实现网络采购，提高物资采购的透明度。与此同时，应制定合理的物资采购流程以及详细的物资采购计划。在实际开展物资采购工作的过程中，应加强对物资质量的检查，杜绝采购不合格产品。国有煤炭企业应与供应商建立友好合作关系，以实现物资采购成本的降低。
（三）明确职责分工，加强流程管控
国有煤炭企业在实际开展物资采购工作的时候，应根据企业相关制度，明确各部门、人员的具体职责、工作内容以及工作标准，并要加强对物资采购流程的管控。国有煤炭企业可以采取质量保证金的模式，以实现对供应商供货行为的约束与限制，供应商如果出现重大问题，便要按照企业规定进行处理。国有煤炭企业物资采购工作中，针对物资采购订单，应采取动态化管理，根据生产周期、运输流程等因素，对物资采购进度进行合理控制。具体来说，下订单前，供应商、物资使用部门以及物资采购部门三方碰头，确定交货时间；要求供应商在发货的时候通知物资使用部门以及物资采购部门，对物流与运输过程进行跟踪，如果由于各种原因导致延误，供应商也要提前通知，并根据合同规定进行处理。
四、强化物资采购管理
（一）建立完善的物资采购管理体制
对于国有煤炭企业来说，为确保物资采购管理工作的顺利开展，应制定科学合理的物资采购管理体制，从而使物资采购管理工作有章可循。在实践中，国有煤炭企业领导与管理层，应提高对制度建设的重视，坚持用制度管权、管事、管人，通过合理的制度，确保物资采购的公正性、公开性、公平性，切实做到“阳光采购”。应设立专门的监督部门，全过程监督物资采购工作以及采购人员的行为，确保物资采购工作的合法性、合规性。此外，国有煤炭企业还要加强对物资采购人员的培训，提高物资采购人员的成本控制意识，借助专业人才优势，有效控制物资采购成本。
（二）建立ERP管理平台
信息技术已经得到普及应用的当今时代背景下，国有煤炭企业应加快物资采购工作的信息化改造，建立物资采购信息管理平台，以促进物资采购效率的提高、物资采购成本的降低。国有煤炭企业在开展信息化改造的时候，可以借助ERP软件，建立ERP采购信息数据共享平台，实现企业各部门相关信息数据的共享，以便于对物资采购开展全流程管理，包括编制物资采购计划、签订物资采购合同、实际采购、物资到货、物资仓储、物资结算等环节，切实做到闭环管理。建立ERP采购信息数据共享平台之后，国有煤炭企业可以通过招标，择优选择供货商，经过合理的工作筹划，提升物资采购质量。除此之外，借助ERP采购信息数据共享平台，可以做到在线跟踪物资采购订单、网上交付确认、线上查询合同执行情况、网上对账等，还可以帮助国有煤炭企业实现“大”库存管理，对原本分散的资源进行集中调配，有利于实现企业资源的优化配置。
（三）加强供应商管理
针对合作的供应商，国有煤炭企业应做好相关管理工作，尽量争取更大的优惠，从而实现企业物资采购成本的降低。国有煤炭企业可以通过建立激励机制，来与供应商形成良好的合作关系。例如，在与供应商合作期间，国有煤炭企业可以采取相应的措施对供应商进行评价，对于产品质量、服务较好的供应商，应优先合作；对于长期供应商，可采取更灵活的付款方式。信息时代背景下，大数据得到了广泛应用，国有煤炭企业可以利用大数据技术，建立供应商信息网，其中包括对供应商的评价体系，从而更好地管理物资采购信息，也方便企业择优选择供应商。现如今，国有煤炭企业在物资采购中越来越注重集中采购模式，基于此，可以采取供应链管理模式，即与供应商建立长期友好合作关系，这样的情况下，国有煤炭企业便有了相对稳定的供货渠道，有利于帮助企业减少不必要的成本支出。
（四）加强物资储备管理
加强物资储备管理也是降低物资采购成本的有效策略之一。信息化时代背景下，国有煤炭企业可以积极应用信息技术，对相关数据进行广泛收集，实时、有效地监督物资使用状况，针对同一类物资进行编码，以便开展标准化管理。针对物资采购管理方式，国有煤炭企业可以应用信息技术，实行虚拟库存，实际库存则是掌握在供应商手里。一般情况下，国有煤炭企业的物资采购是按需购买、定期结算，这种物资采购方式可以避免物资的积压，也有利于减少物资存储的费用，有利于帮助国有煤炭企业实现降本增效。
五、结语
综上所述，对物资采购成本进行有效管理与控制，是国有煤炭企业实现生产成本降低、经济效益提升的重要举措之一。但目前，国有煤炭企业在物资采购成本管控方面还存在着诸多问题，如物资采购风险较多、物资采购方式落后、物资采购流程不规范、物资采购管理不到位等。面对这样的情况，国有煤炭企业应从加强物资采购风险管控、创新物资采购方式、改进物资采购流程、强化物资采购管理等方面入手，加强对物资采购成本的管理与控制，通过降低物资采购成本，达到提高整体效益的目的。与此同时，在科技迅速发展的当下，国有煤炭企业在实际开展物资采购成本管控工作的时候，应积极应用各种先进的技术，如信息技术、大数据等，以提升物资采购成本管控水平。
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（作者单位：山西焦煤公共事业发展分公司）
