薛海洋／文
随着科技企业规模的扩大和运营复杂性的加剧，内部控制问题也日益凸显。内部控制是确保科技企业正常运作和可持续发展的重要机制，涉及组织结构、管理制度、信息传递和内部监督等方面。然而，由于科技行业的特殊性和处于快速变化的市场，科技企业面临着独特的管理挑战和风险。此外，在诸多因素的影响下，部分科技企业内部控制存在各种问题，对科技企业发展产生了负面影响，而优化对策的实施能帮助科技企业提升内部管理水平，降低风险，提高效率和竞争力。所以，科技企业应重视解决内部控制问题、积极采取措施、提升内部控制水平，从而保障科技企业可持续发展。
内部控制的定义
内部控制是指管理层为实现企业目标而建立的一套制度、流程和措施，以确保企业资源合理利用、运作效率的提高以及风险的有效降低，并促进可靠财务报告的编制。内部控制包括建立适当的组织结构与职责分工、制定明确的政策和程序、设立科学的风险评估和构建控制体系，确保信息准确和完整，监督和审查企业运营活动，以及建立有效的内部沟通渠道等。通过有效加强内部控制，企业能够规范经营行为、防范风险、保障利益相关者的权益，并增强决策的科学性和可靠性。同时，内部控制也是企业持续发展和良好治理的重要保障，能为企业创造有利的营商环境，增强市场竞争力。
科技企业内部控制的重要性
科技企业通常处于高度竞争和快速变化的市场环境，面临着诸多管理挑战和风险。良好的内部控制能帮助科技企业预防和应对各种风险，从而保护科技企业的利益和声誉。科技企业通常涉及大量的资金投入和知识产权，内部控制还有助于确保这些资源的合理利用和保护。通过建立有效的财务管理机制和资产保护机制，科技企业可以降低损失风险，提高财务透明度和稳定性，同时增强投资者和合作伙伴的信任。另外，科技企业往往依赖高科技设备和复杂的信息系统生产和运营，内部控制能帮助科技企业确保信息准确、完整和保密，防止数据泄露和滥用，提高运营效率和创新能力。
科技企业内部控制的常见问题
本节结合个案展开分析，了解当前科技企业内控现状。以A 科技企业为例，A 科技企业于1998 年成立，当时在全球属于较大云服务器供应商。直到2019 年年末，该企业资产总额及其同比增长率分别达到294.1 亿元和14.88%。A 科技企业拥有5 469 名员工，其中2 131 人属于研发工作人员，占总人数的38.97%，博士和硕士分别为44 人和954 人，分别占总人数的0.8%和17.44%。通过对该企业的调查发现，其内部控制方面存在许多问题，以下进行详细分析。
内部控制环境缺失
1.缺乏完善的人力资源政策
根据A 科技企业员工构成来看，研发和科技人员占比较高，表面上似乎人才储备非常充分。但是，经过深入调查后发现，其中大部分研发人员工龄不超过五年，技术人员离职率较高，不稳定性非常强，财务人员也是如此。老员工流失比较严重，其主要原因在于激励机制不够健全，“大锅饭”现象比较严重，许多技术人员和财务人员在科技企业中得不到成长，如晋升、涨薪等，企业难以留住人才，内部控制缺乏人才支撑。
2.A 科技企业内部组织架构不够完善，人员内部控制意识也
非常薄弱
该科技企业虽然设立了各种各样的独立职能部门，但是内部控制层面缺少专门机构，影响内部控制效果。此外，管理层人员也并未对员工进行必要的培训和教育。由于缺乏制度约束及员工对内部控制认知不清，无法形成良好的内部控制环境，出现数据信息错误记录、内部管理混乱、违规行为频发等问题，内部控制执行效果也不理想。
对风险的评估不充分
作为科技企业，A 科技企业不仅面临巨大的行业竞争，而且要应对市场经济环境下更多的不确定性因素和挑战，因此，A 科技企业在经营发展过程中更需要注重风险评估和应对。结合实际情况来看，目前企业风险评估及认识都缺乏深度，未能全面规避各种风险，也无法有效应对和控制风险。一方面，缺乏完善的风险评估和预警制度。企业通常在事后进行风险应对，即风险发生后才想办法挽救，往往导致损失惨重。另一方面，该企业成立了专门的部门，负责法律风险、市场风险和财务风险，但是却并未达到预期的执行效果。究其原因，主要是各职能部门以各自领域所涉及的风险防范为主，缺少跨部门风险识别和分析机制，风险传递机制也不够健全。由于各领域风险通常具有紧密的关联性，因此该情形使企业难以实现多层次、全方位的风险管控。即使存在风险隐患，工作人员也难以及时发现，长此以往，企业风险事件频发，对企业可持续发展极为不利。
信息沟通障碍
信息沟通是内部控制中尤为关键的要素，而A 科技企业存在信息沟通不畅的情形。一是企业内部组织结构庞大，且各部门分工比较复杂，职能部门之间存在信息孤岛，造成信息流通不畅，关键信息无法及时传递到决策层面，从而影响企业对市场变化和竞争势态的把握。有的职能部门只关注自身职责范围内的信息和资料，完全不考虑涉及其他部门的内容。部分工作人员甚至抱着“多一事不如少一事”的态度，且相关工作人员之间存在竞争关系。因为利益关系，许多工作人员和其他员工存在矛盾，掌握关键信息后很少能及时共享，影响了科技企业的发展。二是科技企业有关重点信息和关键信息的保密工作不到位，如开发设计类、客户敏感信息等，容易造成客户流失。
内部监控体系不健全
一方面，科技企业现有的内部监控体系建设不健全，不能充分明确和规划内部监控目标、职责和流程，缺乏具体的监控指标和方法，从而无法有效地识别和防范潜在风险。另一方面，内部监控局限于特定领域或环节，未能涵盖全面的业务活动和风险点，造成漏洞和盲区，而且缺乏有效的内部监控工具和技术支持，数据分析不全面、不及时，不能及时识别异常模式，难以发现内部违规或异常行为。此外，A 科技企业最大股东是当地国资委，和国有独资企业相比，国资委对该企业的监管力度比较薄弱，甚至出现监管缺失或监管模糊等问题，或缺少有效的监管方法和手段等，容易导致资产流失。
审批流程不规范
分析A 科技企业资金审批流程发现，金融机构手续费付款审批控制机制缺位。由于其涉及的款项额度通常较高，在实际控制环节，仅由财务部融资专员发挥作用，具体表现在提交付款申请后直接到出纳人员环节，如此设计能够在一定程度上保证资金支付，但是难免会出现人为计算失误，进而造成科技企业资金损失较大。同时，A 科技企业缺少资金预算专员控制环节，造成预算得不到有效执行，预算缺乏刚性约束，项目支出无序且混乱。此外，缺乏规范的审批标准和准则，导致决策不一致或存在偏差，各部门可能根据自身主观意愿做出不同的决策，影响资源分配公平性和工作效率。
科技企业内部控制的优化对策
建立完善的内部控制体系，提高全员对内部控制的认知度
建立内部控制手册，详细记录各项内部控制措施和要求；在人力资源管理方面规定招聘流程、员工培训和离职程序等；在财务管理方面规定预算编制、费用报销和审计程序等。这样，员工在进行相关操作时可以参照内部控制手册，确保每个步骤都符合规定，从而降低风险和错误发生概率，进一步形成完善的内控体系。
此外，提高全员对内部控制的认知是优化内部控制的重要举措。科技企业可以通过内部培训、线上线下会议等方式向全员传达内部控制的重要性和操作方法。例如，在内部组织培训课程，讲解内部控制的基本概念、原则和实施方法；定期组织会议，分享内部控制的案例和经验；加强与员工的沟通和反馈，及时解答员工在实际操作中遇到的问题。同时，为了进一步提升全员内控意识，还需注重文化建设，将内部控制贯穿始终，使内控规范成为约束员工行为的重要内容。
建立科学的风险评估系统，进行有效的风险控制
建立科学的风险评估系统是为了及时识别和评估科技企业面临的各类风险，并采取相应的控制措施，降低风险发生概率和影响程度。风险矩阵法是通过综合考虑风险概率和影响程度，将风险分为高、中、低三个级别，并制订相应的控制措施，是科技企业内部常用的一种方法。
例如，针对数据泄露风险，科技企业可以从以下几个方面做起，加强风险控制。首先，对风险进行评估，确定其可能发生的概率和潜在影响，结合评估结果，利用风险矩阵法将风险划分为高、中、低三个级别。高级别的风险是数据泄露频率高、影响范围广；中级别的风险是数据泄露频率较低、影响范围适中；低级别的风险是数据泄露频率很低、影响范围有限。其次。根据风险评估结果制订相应的控制措施。对高级别风险，科技企业可以采取更严格的数据安全措施，如加强网络防火墙、限制敏感数据的访问权限、定期进行安全检查和漏洞修复等；对中级别的风险，科技企业可以采取适当的控制措施，如加强员工安全意识培训、建立数据备份和恢复机制等；对于低级别的风险，科技企业则可以采取基本的控制措施，如定期更新安全补丁、加强密码管理等，以此来降低风险发生概率和影响程度。
利用科技手段，建立开放、透明的沟通环境
在现代科技企业中，有效的沟通是保障内部控制顺利运作的重要环节。科技企业建立开放、透明的沟通环境，可以促进员工之间信息共享和合作，提高问题解决效率，规避潜在风险。
具体而言，科技企业可以利用内部社交平台或团队协作工具，如Slack、Microsoft Teams 等，建立全员参与的沟通平台。通过建立的沟通平台，员工可以自由地分享信息、提出问题、寻求帮助，并进行实时讨论和协作，打破部门之间的壁垒，促进跨团队合作和知识共享。同时，管理层也可以及时了解员工的想法和需求，并为其提供支持和资源。除了内部社交平台，科技企业还可以利用在线会议工具，如Zoom、腾讯会议等，建立虚拟会议室，方便异地办公或分布式团队之间的沟通和协作，突破时间和空间限制，节省科技企业在差旅费用上的开支。同时，利用在线会议记录每次会议的讨论内容和决策结果，为后续的跟进提供便利。此外，科技企业还可以通过建立员工反馈机制，鼓励和倾听员工的意见和建议，根据反馈结果，管理层及时调整和优化内部控制措施，提高员工的参与感和工作满意度。
强化内部监控，确保内部控制工作有效运行
强化内部监控是指对企业各个环节和流程进行监督、检查和评估，以确保科技企业内部控制制度有效。通过建立科学的内部监控机制，可以及时发现潜在问题和风险，并采取相应的纠正和预防措施，确保内部控制工作稳定和持续运行。
首先，科技企业应设立内部审计部门，定期对企业的各项业务活动和内部控制制度进行全面地审计和评估。例如，由审计人员抽样检查各部门的操作流程、财务记录和数据安全措施，以确保其符合规定和最佳实践。同时，审计人员开展风险评估工作，识别和评估可能存在的风险，并提出改进建议和控制措施。其次，科技企业可以使用内部控制管理系统，监测各项业务指标和关键控制点的运行情况。利用信息系统，科技企业可以实时收集和分析数据，并生成相应的报告和预警信息，以便管理层及时进行决策和干预。最后，科技企业还可以建立独立的内部举报渠道，鼓励员工主动揭示违规行为和潜在风险，通过内部举报渠道保护举报人的隐私和权益，并确保其收到的举报信息得到及时处理和调查，有效地规避内部不当行为，同时及时采取纠正措施，保护科技企业的利益和声誉。
修订和完善审核流程，增强审核流程规范性
审核流程是指对企业各项决策和行动进行审核和审查的程序。通过修订和完善审核流程，可以确保决策合理性、合规性和准确性，避免错误和违规行为发生。
在科技企业中，财务审核是确保财务活动合规和财务信息准确的重要环节，应修订和完善财务审核流程，提高审核规范性和效率。首先，明确财务审核的责任和权限。例如，设立财务审核委员会或指定专门的审核人员负责对重要的财务决策和交易进行审核和审批，进一步明确审核人员的职责和权限，避免审核过程混乱和不当操作。其次，制定详细的审核程序和标准。如要求审核人员核对相关文件和凭证，并进行核算和比对，确保财务信息的准确性和真实性。同时，还可以建立审计工作底稿和检查清单，确保审核工作全面和一致。最后，利用科技手段提升审核流程的规范性。如采用财务管理软件或审计管理系统，实现财务信息的电子化处理和自动化审核，自动生成报表和财务分析，减少人为错误和数据造假的风险，并提供内部控制的可追溯性和透明度，以提高审核的客观性和公正性。
综上所述，科技企业内部控制在快速发展的环境下面临内部控制环境缺失、风险评估不充分和内部沟通不畅等问题，为了有效应对这些问题，本文采取一系列优化对策，如建立完善的内部控制体系、科学的风险评估系统，以及开放、透明的沟通环境等。这些对策有助于科技企业建立健全的内部控制体系，提高管理和运营的效率和可靠性，防止风险和违规行为发生。科技企业应意识到内部控制的重要性，并将其纳入日常运营和管理。只有通过不断优化和完善内部控制，科技企业才能稳步发展，创新驱动，并不断增强市场竞争优势。
