基于RPA 的财务管理转型分析

宋霄莉/文

在传统的核算会计模式下，企业信息处理效率低下，财务工作附加值较低。在信息技术高速发展的背景下，企业各项工作流程更加高效。借助财务共享的模式，能够让企业各项工作建立统一和标准化的管理体系，企业能够对各项财务工作实现动态监控，促使财务工作实现规范化和科学化发展。在此背景下企业要实现对各类工作的科学管理，帮助企业高效处理各类信息和数据，为企业工作流程开展提供必要支持。 RPA 作为人工智能技术，采用RPA 技术能够让财务工作流程形成自动化管理措施，让企业的管理工作更加高效和科学。在RPA 的管理模式下，企业要重视资源整合的要求，实现对流程的优化。通过全面优化企业的管理体系，有助于促进企业的财务工作发挥应有的价值。文章对RPA 的财务管理转型进行分析，探讨企业财务管理转型策略，并重点对基于RPA 的财务管理转型策略进行分析，对构建基于RPA 的财务管理转型体系、促进财务工作实现发展具有一定价值。

财务管理转型的瓶颈

第一，基础系统的构建不完善。基于RPA 实施财务管理，要构建完善的基础系统，确保企业工作流程中各类系统得到不断完善。但是部分企业在构建系统的环节中，各类系统的建设相对较为滞后，没有通过建立ERP、数据库等方式让企业各项向系统进行转型，严重影响企业管理工作的开展。

第二，应用RPA 完善往来管理流程。在实施管理会计的环节中，企业应该通过RPA 系统对企业工作流程进行改进。但是部分企业在往来管理环节未通过RPA 系统对往来工作进行管理。往来管理作为企业日常工作事项中的重点，涉及的工作较为复杂，若企业往来管理未充分利用RPA 技术，将导致往来管理工作效率低下，甚至产生错误的数据。

第三，费用与总账管理流程未使用RPA 系统。在实施费用与总账管理环节中，应该通过RPA 管理工作对费用的各类票据进行汇总，并形成账簿。但是部分企业的费用与总账处理流程依靠企业人员手工进行处理，相关费用票据无法通过RPA 系统得到实时监控。

基于RPA 的财务管理转型策略

有序构建系统

1.构建ERP 系统

为确保企业的RPA 系统能够获取所需要的数据，企业要构建ERP 系统。 ERP 系统作为企业重要的数据来源，能够汇总企业的财务和业务各类信息。通过对各类信息进行集成与汇总的方式，能够大幅提高企业数据传递的效率，让企业在管理流程中的各项工作更加高效。

2.构建数据仓库

企业要对数据进行清洗、加工和归类整理，然后存储于数据仓库。数据库中包含企业开展RPA 需要的各项数据，还能实时查询数据来源，为企业工作流程的开展提供支持，确保企业在管理环节中各项工作更加高效。

3.构建完善的信息技术系统

企业在信息管理环节要通过优化信息系统，对企业信息管理流程进行完善。通过建立强有力的信息系统，对企业工作流程进行优化控制，为企业管理流程的动态改善奠定基础。在信息技术支持的环节，企业要构建完善的内部数据接口，让企业内部各环节信息能够实现一体化整合，帮助企业第一时间实现对内部管理活动的有序管控。

往来管理流程中应用RPA

1.优化应收账款管理

企业在应收账款管理环节，从客户管理到合同管理再到订单管理等环节，形成闭环管理体系，才能有效提高企业的管理效率。企业要构建完善的应收账款管理规范，形成端对端的业务流程处理机制，让企业财务对应收账款的关键控制点借助RPA 开展规范化管理。企业在管理环节中，各项工作都要借助RPA 大幅提高管理工作效率。

第一，建立完善的客户信用管理体系。企业开展应收账款管理，要对客户各类信息进行分析，关注客户的购买情况，合理控制企业的赊销模式，降低呆坏账问题发生的可能性。企业系统要对客户的信用信息、还款数据等方面的信息进行全面分析，并通过对相关信息进行评估的方式，获取客户名称、银行卡号、交易数据等方面的信息，并实现自动评分。

第二，实现对赊销的监控。 RPA 系统在录入赊销条件之后，能够形成自动化的催收与控制措施，确保客户管理方案更加科学，为企业防控管理风险提供必要的支持。同时企业在信息系统中设置各类客户的付款期限之后，由RPA 系统对各类客户付款情况进行监控，有效提高了企业对呆坏账的风险防控能力。

第三，跨系统采集客户数据。企业的业务部门在与客户签订合同之后，对各类数据进行总结与评价，并优化对客户关系的控制，通过对客户各类信息进行整理的方式采集有价值的数据，并对客户的信息进行自动更新，减少人为操作带来的误差。

第四，实现自动开票。企业人员在提交合同订单之后，合同管理系统会从营销系统中识别合同中的各类数据，并通过对信息系统中各数据进行处理导出客户开票数据，实现跨系统的自动开票。在生成开票信息之后，由初审岗在系统中对票据相关信息进行审核，完成审核开具发票。

2.改进应付账款管理

应收账款管理是企业财务共享中心管理的关键环节，在该环节管理工作的问题体现在很多企业应付账款管理过程中，由人员手工管理导致效率低下。在建立RPA 的管理模式下，企业在对应付账款的管理环节中，能够借助系统实现对应付账款全流程的管理，实现采购的自动化。

第一，完善采购管理。在应付账款管理中，采购环节作为首个环节，借助RPA 系统能够对采购环节的数据进行集成，全面汇总供应商的信息。各类信息进行处理之后，方便企业采购部门实现对各类供应商的及时分析。如果供应商在经营中存在异常情况，由RPA 系统自动发现并给出预警。通过RPA 系统对供应商进行控制的方式能够减少采购部门的工作量。 RPA 技术会触发编码规则，根据相关数据完成供应商信息的实时更新，减少了手工更新环节，提高了管理的科学性。在对各类信息进行管理的基础上，通过预测的关联规则算法对采购活动进行分析，评价各类供应商的状态。若评价异常，自动提示异常状态，并由人员手工进行审核。通过信息系统能够自动选择最优的供应商，提高企业采购管理的效率。当企业在选择最佳供应商之后，与供应商签订合同并开展合作，以此确保企业有序完成各项工作。

第二，实现对采购对账环节的自动化管理。在对账环节，应该通过信息系统设置相应的对账程序，供应商可以在企业指定时间登录企业的网站开展对账。在对账环节，企业要启动RPA 程序，自动对相关单据进行核对。 RPA 的对账程序在整个流程中通过信息处理，对供应商数据管理效率更高。企业管理层嵌入RPA 技术，能够通过RPA 技术对各类数据进行更新，有效规避管理环节的误差，提高管理工作的效率和质量。同时，企业要应用RPA 技术规避人工核算所带来的问题，通过对相关程序进行核对的方式，有效规避应付账款结算环节的风险。通过应用RPA 技术，能够让企业和供应商之间解决信息孤岛问题，大幅提高企业的管理效率。

第三，实现对发票管理环节的自动化管理。企业在对发票信息进行处理时，要借助RPA 技术与OCR 技术对各类票据信息全面识别各类信息。在RPA 的管理模式下，RPA 技术能够逐项检查发票数据格式及勾稽关系，发现不符的由RPA 向财务部门反馈。未通过识别的相关数据由财务人员识别。如果相关票据符合发票规则，就在系统中对发票的真伪进行查验，并将相关票据通过导出的方式进行管理。同时借助RPA 技术，能够对供应商各类信息进行批量控制与匹配，若匹配失败则将匹配失败信息反馈给人工进行处理，由RPA 向财务部门反馈匹配失败的结果，并要求相关人员进行再次核对。若匹配完成，自动完成进项税的抵扣。在此过程中RPA 技术模拟人工操作接入税务局的增值税发票验证平台，能够匹配相关信息，确保发票工作流程更加高效。在发票管理的环节，基于RPA 技术能够有效提高发票管理效率，实现对相关票据的快速扫描与管理，并借助逻辑判断函数完成自动过账，财务人员仅需要处理极少量的异常票据，以此大幅提高管理流程的效率。

第四，开展支付管理的自动化管理。 RPA 系统根据会计规则开展账目处理，在会计报表中填列相关信息之后形成数据，同时RPA 能够通过核算的相关数据生成电子凭证，并由企业和供应商之间办理进行结算。在结算过程中，由机器人不间断获取发票数据，RPA 系统获取付款相关信息，并结合账期情况完成付款。供应商在收到资金后，向企业进行反馈。

费用与总账管理中应用RPA

企业在应用RPA 管理模式时，要根据RPA 管理工作的要求，基于RPA 对费用与总账管理流程进行自动化管理。借助RPA 系统，能够实现对各类数据的规范化处理，确保企业的费用与总账管理流程工作更加高效和科学。

1.借助影像管理技术实现对各类数据的传递和管理

企业在财务管理过程中会涉及大量原始凭证，传统的管理工作需要将各类原始凭证以手工记录的方式形成记账凭证。在RPA 模式下，企业通过影像管理技术将各类票据进行获取和处理，并储存到数据库中。例如，借助OCR 识别技术和电子发票技术等，能够大幅减少传统管理环节中人工进行逐一审核带来的工作量，从而大幅提高管理效率。通过信息系统由企业管理者对相关数据进行初步审核，对票据的真实性和准确性进行检查，在审核通过之后将相关数据提交给RPA 系统，RPA 系统根据图像识别技术、大数据技术对票据的各类信息进行识别与划分，通过识别、扫描大量的原始数据，获取对企业有价值的数据，实现对各类海量数据的智能化识别。 RPA 技术能够辨别票据的真伪情况，并通过对票据进行分析和对比的方式，确保企业财务共享中心的初审工作实现自动化。在RPA 管理环节，通过对各类识别的票数据进行分类管理的方式，明确企业各类数据中的具体管理要求，并通过对相关信息和数据进行检查和反馈的方式，确保企业各类工作得到及时处理。若在影像扫描系统中出现所识别的凭证存在异常，则进行手工处理。

2.完成对凭证的自动化录入与审核

在传统的财务核算流程中，通常会涉及大量重复、烦琐的工作，企业各环节核算事项之间密不可分，完成上一项任务之后才能进入下一项任务，存在大量的重复工作，要求人工进行长时间复核。为了防范失误的问题并提高企业的管理效率，可以借助RPA 取代企业人员开展凭证管理，完成逻辑性强、重复性高的凭证录入与审核工作。企业在对各类凭证进行采集之后，借助图像识别技术，从原始凭证中提取关键信息的各类数据，对各类信息进行分类、识别，由RPA 系统对原始凭证中的信息进行识别并形成记账凭证。 RPA 系统对凭证中的各类数据进行获取，包括获取摘要、单价、金额和产品名称等方面的信息。各类记账凭证在形成之后，由RPA 系统对相关凭证的信息进行自动化审核，结合凭证的相关信息进行对比，包括对比入库单、订单等方面的信息，确保审核工作更加高效。通过RPA 技术对凭证进行稽核，优势在于自动对比各类信息的情况，达到大幅提高财务核算效率的目标。

文章对RPA 的财务管理转型进行分析，探讨了企业财务管理转型的策略，并重点对基于RPA 的财务管理转型策略进行分析，对构建基于RPA 的财务管理转型体系、促进财务工作发展具有一定价值。文章的分析围绕信息化时代下企业如何借助RPA 体系促进企业财务管理工作实现转型，认为RPA 催生了企业财务工作实现向智能化发展的机遇。通过RPA 体系的应用，企业的财务工作不再局限于核算环节，财务人员能够有更多的时间去参与高附加值的工作。对于企业基础核算工作，由RPA 系统快速完成。通过高度优化企业RPA 流程中各项工程环节控制节点，促使企业的RPA 系统为企业管理工作的发展提供必要支持，从而使企业流程得到优化。